BAS Управління автотранспортом. Стандарт

"Програма спрощує роботу не тільки автотранспортних підприємств, а й транспортних підрозділів компаній різної галузевої специфіки"

Галузеве рішення "BAS Управління автотранспортом. Стандарт" призначене для автоматизації управлінського і оперативного обліку в автотранспортних підприємствах і організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємств, які використовують автотранспорт для власних потреб.

Рішення складається з наступних основних підсистем:

• Управління замовленнями і диспетчеризація;
• Взаєморозрахунки з контрагентами;
• Облік доходів і витрат;
• Управління автопарком;
• Облік подорожніх листів;
• Облік ПММ і технічних рідин;
• Облік ремонтів і агрегатів;
• Облік ДТП і штрафів;
• Складський облік запчастин і витратних матеріалів;
• Облік роботи водіїв;
• Обмін даними 

Управління замовленнями і диспетчеризація

Вирішуються такі завдання:

• Облік та розподіл замовлень на автомобілі
  
• Облік рознарядок;
• Робота з маршрутними листами.

ПП "BAS Управління автотранспортом. Стандарт" має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі. Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.

У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:

• адреси та часові вікна доставки вантажів;
• параметри і характеристики вантажу;
• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу;
• вимоги до транспорту.

У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв. АРМ Диспетчера призначений для автоматизації робочого місця диспетчера. Основне призначення АРМ – допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.

Можливості:

• Швидкий підбір замовлень;
• Заповнення документів "Маршрутний лист”;
• Робота з журналом "Маршрутні листи";
• Робота з журналом "Подорожні листи";
• Групове формування і друк документів "Рознарядка".

Взаєморозрахунки з контрагентами

Вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги;
• розрахунок вартості наданих послуг;
• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів.

Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та ін.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи;
• встановлювати фіксовані тарифи;
• створювати складні тарифи.

На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі "Товарно-Транспортна накладна", який може бути створений усередині подорожнього листа.  За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.  Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг. Підтримується вивантаження документів реалізації в ПП "BAS Бухгалтерія".

Облік доходів і витрат

Вирішуються завдання:

• Облік прямих оперативних витрат на власний транспорт;
• Гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат;
• Облік інших витрат на автомобілі.

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин. Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками. 

Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.  За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Управління автопарком

Вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів;
• облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;
  
• облік виробітку ТЗ і обладнання.

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику "Транспортні засоби та обладнання". Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних строків. При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту "Контроль термінів наближення ТО", а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

 Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;
  
• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі

При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.

Інформація за простроченими документами автоматично переноситься до архіву.

Облік подорожніх листів

• Легкового автомобіля;
  
• Вантажного автомобіля (погодинний, відрядний);
  
• Спеціального автомобіля;
  
• Міжміського автомобіля;
  
• Автобуса;
  
• Фізичної особи-підприємця;
  
• Рапорт про роботу будівельної машини.

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.
Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.
При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання обладнання в мотогодинах;
  
• Карка роботи ТЗ;
• Пробіг ТЗ;
• Виробіток транспортних засобів;
• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта) та інші звіти.

Облік ПММ і технічних рідин

• Облік оборотів і витрати палива та ТР в розрізі кожного автомобіля;
  
• Облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі;
  
• Контроль і інвентаризація залишків ПММ та тех. рідин на ТЗ.

Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива

Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи. Є облік коригуючих коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки). Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправки і зливи ПММ

Основні можливості:

• Облік фактів зливів палива;
  
• Можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів;
  
• Облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника;
  
• Можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами;
  
• Можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв.
  

Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Відомість руху ПММ;
  
• Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ;
  
• Заправки ПММ;
• Порівняння заправок за пластиковими картками.

Облік ремонтів і агрегатів

• Облік заявок на ремонт;
  
• Облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні і в сторонніх автосервісах;
  
• Друк форми "Вимога-накладна" з документу "Ремонтний лист";
  
• Облік агрегатів;
  
• Облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: "Планування ТО", "Графік ТО". Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі "Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів" виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів. Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й розрізі місць установки. Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:

• встановлювати, замінювати, знімати шини;
  
• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин.

У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

Облік ДТП і штрафів водіїв

• Облік і оформлення документів про ДТП; 
  
• Облік даних за заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах; 
  
• Ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР;
• Ведення рейтингу водіїв-порушників.

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.
У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

  Функціонал надає наступні можливості:

• Друк форми згоди для утримання штрафів з з/п;
  
• Зберігання фотографій порушень;
  
• Ведення рейтингу водіїв-порушників;
• Ведення аналітики за видами нарушений ПДР.

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу. Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Складський облік запчастин і витратних матеріалів

• Облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин і витратних матеріалів на склад;
  
• Облік видачі запчастин і витратних матеріалів;
  
• Внутрішнє переміщення номенклатури між складами;
  
• Списання товарів на автомобіль;
  
• Можливість проведення інвентаризацій;
• Контроль актуальних залишків товарів на складах.

  Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.

Облік роботи водіїв

• Облік виробітку та робочого часу водіїв;
• Нарахування заробітної плати за подорожніми листами.

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.);
• формувати табеля обліку робочого часу.

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі "Нарахування зарплати".

Обмін даними

• Вивантаження даних в конфігурацію "BAS Бухгалтерія",
• Вивантаження даних в конфігурацію "BAS ERP",
• Вивантаження даних в конфігурацію "BAS Комплексне управління підприємством",
• Вивантаження даних в конфігурацію "Управління виробничим підприємством"
• Універсальний обмін даними.