Оформление и настройка отчетов

Для конфигураций:

BAS ERP, ред. 2.5

BAS ERP, ред. 2.1

BAS Управління торгівлею, ред. 3.2

BAS Комплексне управління підприємством, ред. 2.5

BAS Комплексне управління підприємством, ред. 2.1

 

Рассмотрим, как в типовом варианте отчета "Ведомость расчетов с поставщиками" вывести рейтинг задолженности, выделив цветом три диапазона по нашему долгу и долгу поставщика:

менее 20 000 грн – зеленым цветом;

от 20 000 до 24 000 грн – синим цветом;

более 24 000 грн – красным цветом.

 

Для оформления отчета по указанным в примере условиям следует выполнить следующие действия:

1. На верхней панели отчета "Ведомость расчетов с поставщиками" нажать кнопку "Настройки…" и в форме настроек отчета нажать кнопку "Расширенный вид" (Рис. 1).

Рисунок 1 – расширенный вид настройки отчета

 

2. На закладке "Структура" в структуре отчета убрать все лишние флаги, установив флаг только для поля "Организация, Валюта взаиморасчетов" и "Поставщик, Контрагент, Договор" (Рис. 2).

Рисунок 2 – настройка структуры отчета

 

3. На закладке "Поля и сортировка" для поля "Наш долг (начальный остаток)" и "Долг поставщика (начальный остаток)" установить сортировку "По убыванию" (Рис. 3).

Рисунок 3 – настройка сортировки

 

4. На закладке "Оформление" выполнить следующие настройки:

• Нажимаем кнопку "Добавить", в открывшейся форме "Элемент условного оформления отчета" указать заголовок, например, для первого диапазона "Зеленый, долг < 20 000 грн". Перейти на закладку "Оформляемые поля" и добавить поле "Наш долг (начальный остаток)" и "Долг поставщика (начальный остаток)" (Рис. 4).

Рисунок 4 – выбор поля на закладке "Оформляемые поля"

• На закладке "Оформление" установить флаг для параметра "Цвет текста" нажать кнопку "Выбрать (F4)" (<...>) и в форме "Выбор цвета" выбрать нужный цвет (например, зеленый). Сохранить настройки, нажав кнопку "ОК" (рис. 5).

Рисунок 5 – выбор цвета текста

•  На закладке "Условие" нажать кнопку "Добавить" и указать необходимое условие. Например, для первого диапазона (долг менее 20 000 грн) указать следующее условие: в колонке "Поле" выбрать поле "Наш долг (начальный остаток)" и "Долг поставщика (начальный остаток)", в колонке "Вид сравнения" выбрать "Меньше ", в колонке "Значение" указать значение 20 000. Сохранить настройки, нажав кнопку "ОК" (Рис. 6).

Рисунок 6 – указание условия для отбора

• Добавить аналогичные настройки оформления отчета для других диапазонов валовой прибыли: "от 20 000 до 24 000 грн" (рис. 7) и "свыше 24 000 грн".

 

Рисунок 7 – оформление отчета для диапазона "от 20 000 до 24 000 грн"

 

5. Сохранить настройки, нажав кнопку "Закрыть и сформировать" или "Закрыть". 

6. После того, как отчет настроен и сформирован, его можно сохранить как новый вариант отчета. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой "Варианты отчета" – "Сохранить вариант отчета…", также можно воспользоваться аналогичной командой по кнопке "Еще".

 

Для сохранения нового варианта отчета необходимо ввести "Наименование", не занятое другим вариантом этого отчета, например, "Градация задолженностей" (Рис. 8). При сохранении контролируется уникальность наименований вариантов отчетов.

Рисунок 8 – сохранение нового варианта отчета

С помощью переключателя "Доступный" администратор варианта отчета может ограничить доступность варианта отчета – то есть выбрать доступность "Только для автора".

 

Сохранить вариант отчета можно двумя способами:

• После определения основных параметров нажать кнопку Сохранить, при этом будут использованы стандартные параметры и новый вариант отчета будет помещен в тот же раздел списка отчетов, что и исходный вариант.

• Нажмите кнопку "Далее >", чтобы изменить настройки размещения варианта отчета.
  

 

После нажатия кнопки "Далее >" для того, чтобы вариант отчета сразу отображался в панелях отчетов всех пользователей, нужно установить флаг "По умолчанию видимый в панелях отчетов".

 

В форме "Сохранение варианта отчета" необходимо установить один или несколько флагов в колонке "Раздел, Группа" для размещения вариантов отчетов в соответствующих разделах или группах программы (Рис. 9).

Рисунок 9 – настройка сохранения варианта отчета

В колонке "Важность" можно указать способ выделения варианта отчета в группе:

• Важный – вариант отчета будет выделен жирным шрифтом (Рис. 10).

Рисунок 10 – выделение названия отчета жирным шрифтом

 

До изменения настроек типовой вариант отчета "Ведомость расчетов с поставщиками" выглядит следующим образом (Рис. 11).

Рисунок 11 – отчет "Ведомость расчетов с поставщиками" к изменению настроек

 

После выполненных настроек (рис. 12).

Рисунок 12 – новый вариант отчета после выполненных настроек

 

Настройка отчетов по отбору

Рассмотрим, как сделать отборы в отчетах и ​​как с ними работать. Зная, как работать с отборами хотя бы с одним отчетом, в дальнейшем вам не составит никакого труда устанавливать отборы при работе с другими отчетами. Зачем нужны отборы в отчетах? Отборы позволяют формировать отчеты "по требуемой нам информации". Например, у нас уже настроен ранее отчет "Ведомость расчетов с поставщиками" и нам необходимо посмотреть задолженность по интересующему нас конкретному контрагенту и договору. Для этого мы устанавливаем как значение отбора этих позиций и формируем отчет. После чего у нас в отчете отобразится информация о задолженности по контрагенту только по данным избранным позициям. Это значительно облегчает работу с отчетами и, как следствие, сокращает время на выполнение рабочих обязанностей.

На верхней панели отчета Градация задолженностей нажать кнопку "Настройки…" и в форме настроек отчета нажать кнопку "Расширенный вид" и в элементе с настройками переходим на закладку "Отбор". (Рис. 13).

Рисунок 13 – расширенный вид настройки отчета

 

По умолчанию в текущем отчете уже три поля отбора "Организация", "Поставщик" и "Контрагент". Установим отбор из двух, и условием отбора будет "Равен". Например, если бы требовалось установить отбор по нескольким контрагентам, то у поля Контрагент следовало бы выбрать условие В списке и в колонке Значение указать эти позиции.

Нажмите кнопку "Добавить", или нажав правую клавишу мыши, находясь в табличной части отбора, можно добавить другие поля для отбора. (Рис. 14).

Рисунок 14 – добавление других полей для отбора

 

Далее выбираем поле для отбора и нажимаем "Выбрать". Следует отметить, что и у поля налево есть "плюсик", его можно раскрыть и выбрать подчиненное поле для отбора. К примеру "Валюта взаиморасчетов" внутри поля "Договор". (Рис. 15).

 

Рисунок 15 – выбор подчиненного поле для отбора

 

Переформируем отчет с отборами по контрагенту и договору. Также мелким шрифтом над данным отчета будет отображен отбор (рис. 16).

Рисунок 16 – сформированный отчет с отбором

 

Отдельные настройки на закладке "Структура"

На закладке "Структура" в структуре отчета можно добавлять или убирать группируемые поля. Можем установить флаги для полей "Организация, Валюта взаиморасчетов" и "Поставщик, Контрагент, Договор" и "Объект расчетов", в таком случае мы увидим, каким именно документом была создана задолженность. (Рис. 17).

Рисунок 17 – настройка на закладке структура

 

Либо добавить отдельную структуру в отчете, "стоящие" на группировке "Отчет" нажмите кнопку "Добавить", либо нажав правую кнопку мыши, находясь в табличной части структуры, можно добавить другие поля для структуры, добавляем "Договор". (Рис. 18).

Рисунок 18 – выбор поля для структуры

 

К отдельной структуре "Договор" добавляем свое заглавие - "По договорам", дважды щелкнув левой кнопкой мыши по ленте "Договор", колонка "Заголовок" (рис. 19).

Рисунок 19 – добавление заголовка структуры

 

После выполненных настроек (рис. 20).

Рисунок 20 – вариант отчета после выполненных настроек

 

Отдельные настройки на закладке "Поля и сортировка"

 

На закладке "Поля и сортировка" можем добавлять или убирать колонки, необходимые в отчете, а также указать сортировку по которой будут отображаться данные в отчете.

Оставим поля начальных и конечных остатков, а остальные уберем. (Рис. 21).

Рисунок 21 – настройка полей

 

Также для поля "Наш долг (начальный остаток)" и "Долг поставщика (начальный остаток)" установим сортировку "По убыванию" (Рис. 22).

Рисунок 22 – настройка сортировки

После выполненных настроек (рис. 23).

Рисунок 23 – вариант отчета после выполненных настроек