Оформлення та налаштування звітів

Для конфігурацій:

BAS ERP, ред. 2.5

BAS ERP, ред. 2.1

BAS Управління торгівлею, ред. 3.2

BAS Комплексне управління підприємством, ред. 2.5

BAS Комплексне управління підприємством, ред. 2.1

 

Розглянемо, як у типовому варіанті звіту "Відомість розрахунків з постачальниками" вивести рейтинг заборгованості, виділивши кольором три діапазони за нашим боргом і боргом постачальника:

менше 20 000 грн - зеленим кольором;

від 20 000 до 24 000 грн - синім кольором;

понад 24 000 грн - червоним кольором.

 

Для оформлення звіту за вказаними в прикладі умовами потрібно виконати наступні дії:

1.    На верхній панелі звіту "Відомість розрахунків з постачальниками" натиснути кнопку "Настройки…" і у формі настройок звіту натиснути кнопку "Розширений вигляд" (Мал. 1).

Малюнок 1 – розширений вигляд настройки звіту

 

2.    На закладці "Структура" в структурі звіту прибрати всі зайві прапори, встановивши прапор тільки для поля "Організація, Валюта взаєморозрахунків" та "Постачальник, Контрагент, Договір" (Мал. 2).

Малюнок 2 – налаштування структури звіту

 

3.    На закладці "Поля і сортування" для поля "Наш борг (початковий залишок)" та "Борг постачальника (початковий залишок)" встановити сортування "За спаданням" (Мал. 3).

Малюнок 3 – налаштування сортування

 

4.    На закладці "Оформлення" виконати наступні налаштування:

• Натискаємо кнопку "Додати", в формі "Елемент умовного оформлення звіту", що відкриється, вказати заголовок, наприклад, для першого діапазону "Зелений, борг < 20 000 грн". Перейти на закладку "Оформлювані поля" і додати поле "Наш борг (початковий залишок)" та "Борг постачальника (початковий залишок)" (Мал. 4).

Малюнок 4 – вибір поля на закладці "Оформлювані поля"

• На закладці "Оформлення" встановити прапор для параметра "Колір тексту" натиснути кнопку "Вибрати (F 4)" (<...>) і в формі "Вибір кольору" вибрати потрібний колір (за прикладом, зелений). Зберегти налаштування, натиснувши кнопку "ОК" (Мал. 5).

Малюнок 5 – вибір кольору тексту

•  На закладці "Умова" натиснути кнопку "Додати" і вказати необхідну умову. Наприклад, для першого діапазону (борг менше 20 000 грн) вказати наступну умову: в колонці "Поле" вибрати поле "Наш борг (початковий залишок)" та "Борг постачальника (початковий залишок)", в колонці "Вид порівняння" вибрати "Менше", в колонці "Значення" вказати значення 20 000. Зберегти налаштування, натиснувши кнопку "ОК" (Мал. 6).

Малюнок 6 – зазначення умови для відбору

• Додати аналогічні налаштування оформлення звіту для інших діапазонів валового прибутку: "від 20 000 до 24 000 грн" (Мал. 7) і "понад 24 000 грн".

 

Малюнок 7 – оформлення звіту для діапазону "від 20 000 до 24 000 грн"

 

5. Зберегти налаштування, натиснувши кнопку "Закрити і сформувати" або "Закрити". 

6. Після того як звіт налаштований і сформований, його можна зберегти як новий варіант звіту. Для цього необхідно скористатися кнопкою "Варіанти звіту" - "Зберегти варіант звіту…", також можна скористатися аналогічною командою по кнопці "Ще".

 

Для збереження нового варіанту звіту необхідно ввести "Найменування", яке не зайняте іншим варіантом цього звіту, наприклад, "Градація заборгованостей" (Мал. 8). При збереженні контролюється унікальність найменувань варіантів звітів.

Малюнок 8 – збереження нового варіанту звіту

За допомогою перемикача "Доступний" адміністратор варіанту звіту може обмежити доступність варіанту звіту – тобто вибрати доступність "Тільки для автора".

 

Зберегти варіант звіту можна двома способами:

• Після визначення основних параметрів натиснути кнопку "Зберегти", при цьому будуть використані стандартні параметри і новий варіант звіту буде поміщений в той же розділ списку звітів, що і вихідний варіант.

• Натиснути кнопку "Далі >", для того щоб змінити налаштування розміщення варіанту звіту.
  

 

Після натискання кнопки "Далі >", для того щоб варіант звіту одразу відображався в панелях звітів всіх користувачів, потрібно встановити прапор "По умовчанню видимий в панелях звітів".

 

В формі "Збереження варіанта звіту" потрібно встановити один або кілька прапорів в колонці "Розділ, Група" для розміщення варіантів звітів у відповідних розділах або групах програми (Мал. 9).

Малюнок 9 – налаштування збереження варіанту звіту

В колонці "Важливість" можна вказати спосіб виділення варіанту звіту в групі:

• Важливий - варіант звіту буде виділено жирним шрифтом (Мал. 10).

Малюнок 10 – виділення назви звіту жирним шрифтом

 

До зміни налаштувань типовий варіант звіту "Відомість розрахунків з постачальниками" має наступний вигляд (Мал. 11).

Малюнок 11 – звіт "Відомість розрахунків з постачальниками" до зміни налаштувань

 

Після виконаних налаштувань (Мал. 12).

Малюнок 12 – новий варіант звіту після виконаних налаштувань

 

Налаштування звітів за відбором

Розглянемо , як зробити відбори у звітах і як з ними працювати. Знаючи, як працювати з відборами хоча б з одним звітом, надалі для вас не складе жодних труднощів встановлювати відбори при роботі з іншими звітами. Навіщо потрібні відбори у звітах? Відбори дозволяють формувати звіти "за необхідною нам інформацією". Наприклад, у нас є вже налаштований раніше звіт "Відомість розрахунків з постачальниками" і нам необхідно подивитися заборгованість за цікавим для нас конкретним контрагентом та договором. Для цього ми встановлюємо як значення відбору ці позиції та формуємо звіт. Після чого у нас у звіті відобразиться інформація щодо заборгованості по контрагенту лише за даними обраними позиціями. Це значно полегшує роботу зі звітами і як наслідок скорочує час на виконання робочих обов'язків.

На верхній панелі звіту " Градація заборгованостей " натиснути кнопку "Настройки…" і у формі настройок звіту натиснути кнопку "Розширений вигляд" і в елементі з налаштуваннями переходимо на закладку "Відбір". (Мал. 13).

Малюнок 13 – розширений вигляд настройки звіту

 

За замовченням у поточному звіті вже є три поля відбору "Організація", "Постачальник" та "Контрагент". Встановимо відбір з двох, і умовою відбору буде "Дорівнює". Наприклад, якби вимагалося встановити відбір по кількох контрагентах, то у поля "Контрагент" слід було б вибрати умову "В списку" й у колонці "Значення" вказати ці позиції.

Натисніть кнопку "Додати", або натиснувши праву клавішу миші, перебуваючи в табличній частині відбору можна додати інші поля для відбору. (Мал. 14).

Малюнок 14 – додавання інші поля для відбору

 

Далі вибираємо поле для відбору та натискаємо "Обрати". Слід зазначити, що й у поля ліворуч є "плюсик", його можна розкрити і вибрати підлегле поле для відбору. Наприклад "Валюта взаєморозрахунків" всередині поля "Договір". (Мал. 15).

 

Малюнок 15 – вибір підлеглого поле для відбору

 

Переформуємо звіт з відборами за контрагентом та договором. Також дрібним шрифтом над даними звіту буде відображено відбір (Мал. 16).

Малюнок 16 – сформований звіт з відбором

 

Окремі налаштування на закладці "Структура"

На закладці "Структура" в структурі звіту можна додавати або прибирати поля що групуються. Можемо встановити прапори для полів "Організація, Валюта взаєморозрахунків" та "Постачальник, Контрагент, Договір" та "Об'єкт розрахунків", в такому випадку ми побачимо яким саме документом була створена заборгованість.(Мал. 17).

Малюнок 17 – налаштування на закладці структура

 

Або додати окрему структуру в звіті, "стоячі" на групуванні "Звіт" натисніть кнопку "Додати", або натиснувши праву клавішу миші, перебуваючи в табличній частини структури, можна додати інші поля для структури, додаємо "Договір". (Мал. 18).

Малюнок 18 – вибір поля для структури

 

До окремої структури "Договір" додаємо свій заголовок - "За договорами", двічі клацнувши лівою кнопкою миші по стрічці "Договір", колонка "Заголовок"(Мал. 19).

Малюнок 19 – додавання заголовку структури

 

Після виконаних налаштувань (Мал. 20).

Малюнок 20 –варіант звіту після виконаних налаштувань

 

Окремі налаштування на закладці "Поля і сортування"

 

На закладці "Поля і сортування" можемо додавати, або прибирати колонки які необхідні у звіті, а також вказати сортування по якому будуть відображатись данні у звіті.

Залишимо поля початкових та кінцевих залишків, а інші приберемо. (Мал. 21).

Малюнок 21 – налаштування полей

 

Також для поля "Наш борг (початковий залишок)" ,та "Борг постачальника (початковий залишок)" встановимо сортування "За спаданням" (Мал. 22).

Малюнок 22 – налаштування сортування

Після виконаних налаштувань (Мал. 23).

Малюнок 23 –варіант звіту після виконаних налаштувань