Работа с шаблонами договоров

Порядок работы с шаблонами
Алгоритм создания договоров

Пример работы с шаблонами исполнен на решении Business Automation Software for small company. PROF версия (1.6.15.1). 

Решение предоставляет новые возможности для формирования договоров: появился быстрый доступ к разным шаблонам, стало возможно создание шаблонов договоров к конкретному типу документа, также появилась возможность отменять ФИО контактного лица, указанного в договоре. В связи с этим изменился порядок работы с шаблонами.

Порядок работы с шаблонами

Начиная с этой версии появилась возможность открывать список шаблонов договоров из раздела CRM.
Для этого нужно перейти по ссылке «Шаблони КП и договоров» (см. рис.1).


Рисунок 1 – Раздел «Шаблони КП и договоров»

Перейти к списку шаблонов печати можно из подменю «печать» в разделе «Заказы покупателей».

Подменю содержит команду печати по шаблону, строка показать все (рис.2).

Раздел «Продажи» – «Заказ Покупателей».

Рисунок 2 – Раздел «Заказах покупателей», команда «показать все шаблоны»

Шаблоны договоров, которые были в предыдущих версиях, помечаются как устаревшие. В наименовании добавляется запись «устаревшие».

В список «Шаблоны для печати» добавляются все шаблоны договоров и коммерческих предложений.

Алгоритм создание договоров

1. Указываете название шаблона и для чего он используется, (рис.3).

Рисунок 3 – Формирование договора

Назначение может иметь следующие значения:

• Договор контрагента (1)

• Договор контрагента + Заказ покупателя (2)

• Договор контрагента + Заказы-наряды (3)

• Договор контрагента + Счета на оплату (4)

• Коммерческое предложение (5)

(1) отражается в договорах и контрагентах;

(1) и (2) отображается в заказе покупателю;

(1) и (3) отображается в заказ-нарядах;

(1) и (4) отражается в счетах на оплату;

(5) отображается в заказах;

(1), (2), (3), (4) отображается совместно с подменю «Договоры контрагентов».

2. Загружаете документ, по которому создается шаблон. Хорошо подойдет заранее подготовленный договор в формате docx (Microsoft Word) или odt (Open Office), рис.4.

Рисунок 4 – Загрузка документа по которому создается шаблон

3. Затем отмечаете флажками параметры для вставки, рис. 5. При печати документа эти значения автоматически подставляются значениями из учетной системы.

Рисунок 5 – Выбор параметров для добавления в файл

После отметки необходимых параметров нажмите кнопку «добавить отмеченные параметры в файл» и распределяете их по местам договора, где они должны находиться.

В параметрах ФИО Контактного лица и ФИО Физического лица теперь есть возможность указать ФИО в необходимом падеже, исходя из контекста.

К шаблонам и командам печати появилась возможность ограничивать права доступа:

• Полные права.
• Продажа.
• Закупки.
• Средства.

Или настраивать шаблоны только на себя (если права позволяют) или всем пользователям, рис. 6.

Рисунок 6 - Настройка прав шаблона

Эти возможности доступны как пользователям электронных поставок так и решениям на аренде.

Более подробно у наших менеджеров по телефону 0-800-35-05-05.