BAS Малий бізнес

Усі дані – в єдиній інформаційній базі

У єдиній інформаційній базі:

• база клієнтів,
• банківські і касові операції, клієнт-банк, платіжний календар,
• розрахунки з контрагентами, персоналом,
• облік матеріалів, товарів, продукції,
• замовлення клієнтів, заказ-наряди,
• планування та облік виконання робіт і надання послуг,
• планування та облік виробничих операцій,
• планування завантаження ресурсів підприємства,
• торгові операції, у тому числі роздрібні продажі,
• облік персоналу, розрахунок заробітної плати,
• облік витрат і розрахунок собівартості,
• майно, капітал,
• доходи, витрати, прибутки і збитки,
• регламентована звітність для ФОП,
• фінансове планування (бюджетування) та ін.

Широкий спектр звітів забезпечує власникам, керівникам і співробітникам можливість швидко отримувати інформацію – в зручній для роботи та ухвалення рішень формі, з необхідною оперативністю і деталізацією. Програма не призначена для ведення бухгалтерського і податкового обліку – для цих цілей зручно використати конфігурацію "BAS Бухгалтерія", і користуватися вивантаженням даних в це прикладне рішення. Програму можна використовувати для декількох компаній або приватних підприємців – як незалежних, так і працюючих у рамках одного бізнесу. При зміні масштабів і структури бізнесу, підходів до управління або організації робіт програма може бути переналаштована без великих витрат часу і грошей.

Маркетинг і продажі

«BAS Малий бізнес» підтримує ведення товарного асортименту, цін і знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями і замовниками. Також автоматизовано відображення господарських операцій, пов'язаних із прийомом і передачею товарів на комісію.

У програмі підтримуються такі схеми продажів:

• продажі зі складу та під замовлення;

• відвантаження в кредит або за попередньою оплатою;

• реалізація товарів, прийнятих на комісію;

• передача товарів на реалізацію комісіонерові;

• роздрібні продажі.

У програмі автоматизовані операції з товарним асортиментом:

• реєстрація і зберігання номенклатури товарів і послуг підприємства;

• реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друк прайс-листа;

• реєстрація видів знижок і націнок;

• установка і зміна ціни, розрахунок ціни по базовому виду цін, цінам номенклатури або цінам контрагента, використовуючи документ «Установка цін», округлення.

У програмі підтримується:

• зберігання способу розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;

• зберігання формату для виду цін номенклатури, що використовується при виведенні ціни в прайс-лист;

• зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури та можливість відмінити дії.

Плани продажів за сценаріями планування можуть формуватися в натуральному і вартісному вираженні і складатися по підприємству в цілому або по окремих підрозділах.

Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів по окремих підрозділах, номенклатурних групах, категоріях і товарах.

Підготовка продажів і робота з клієнтами в «BAS Малий бізнес» здійснюються операціями:

• реєстрація і зберігання контактної інформації клієнтів через контакт-центр, ліди та події;

• реєстрація договорів з покупцями;

• реєстрація і зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;

• реєстрація подій при взаємодії з покупцями і замовниками – вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;

• реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, в якому відображені види товарів, робіт, терміни постачання/виконання, а також вартість);

• реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряд є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг, а також фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);

• об'єднання замовлень покупців в проекти;

• формування графіку відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;

• формування графіку оплати замовлення;

• забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, які створюються замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам і/або замовленнях на виробництво;

• відстежування забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами і послугами.

Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними, чеками ККМ або актами виконаних робіт, а також у замовленні-наряді. На підставі документів продажу створюються податкові накладні.

Роздрібні продажі

«BAS Малий бізнес» може використовуватися в автоматизованих і неавтоматизованих роздрібних торгових точках. У програмі передбачена можливість підключення фіскальних реєстраторів, як програмних, так і фізичних. Це забезпечує відповідність вимогам законодавства щодо обліку та реєстрації розрахунків із покупцями. Для роботи в програмі доступно дві форми Робочого місця касира (РМК) для можливості адаптації під любий напрямок бізнесу, які оптимізовано та доопрацьовано відповідно до чинного законодавства, з урахуванням актуальних вимог до фіскалізації та обліку продажів.

Можливості нового РМК:

• помічник налаштування;

• сервер лояльності;

• заміна товарів схожих за сенсом;

• продаж товарів з віковим обмеженням;

• оплата частинами;

Можливість ведення обліку роздрібних продажів, архівування та вилучення непробитих чеків ККМ при закритті касової зміни за допомогою «Помічника закриття касової зміни», контролю залишків товарів під час пробиття чеків ККМ.

Обробка «Помічник фіскального пробиття чеків інтернет-продажів через ПРРО Cashalot» дає можливість пробивати передоплату/післяоплату за видатковими (продаж покупцеві) та прибутковими (повернення від покупця) накладними.

Доступно сканування акцизної марки одразу після сканування позиції номенклатури, якщо в картці товару встановлено відповідну ознаку.

Реалізована можливість додавання текстового коментаря під час проведення виїмки коштів.

Підтримується ведення кількісно-сумового або сумового обліку.

«BAS Малий бізнес» забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.

Службі постачання оперативно надається інформація для визначення і забезпечення внутрішніх і зовнішніх потреб в товарах і послугах: про наявність незабезпечених потреб в товарно-матеріальних запасах, роботах і послугах, про фактичні закупівлі, про відкриті замовлення постачальникам і замовлення на виробництво.

Забезпечення потреб здійснюється через резервування товарів у вільному залишку на місцях зберігання, а також шляхом розміщення замовлень постачальникам і замовлень на виробництво.

При виявлені розбіжностей за кількістю чи якістю товарів можна оформити акт розбіжностей та виконати коригування залишків.

Для забезпечення процесу закупівель товарів, послуг і робіт у постачальників автоматизовані операції:

• реєстрація постачальників і контактної інформації;

• зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента;

• зберігання видів цін, знижки та цін контрагента за договором;

• зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури контрагента;

• реєстрація й зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;

• реєстрація подій взаємодії з постачальниками та підрядниками (вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо);

• оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;

• формування графіка поставок;

• розрахунки потреб у запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій на поповнення запасів через замовлення на виробництво або замовлення постачальникам.

Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство може здійснюватися за різними схемами:

надходження за плату від контрагента;

придбання підзвітною особою;

приймання на реалізацію від комісіонера;

одержання давальницької сировини й матеріалів у переробку.

Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів.

Для ведення обліку запасів підприємства на багатьох складах передбачено такі можливості:

• окремий облік запасів: власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих на переробку;

• облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), партій запасів, серій з можливістю відстеження строків придатності та гарантійних термінів;

• формування наборів номенклатури;

• облік у розрізі комірок місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);

• переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію та повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);

• резервування запасів (облік запасів і витрат у розрізі замовлень покупців);

• облік запасів у розрізі ВМД;

• використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);

• друк етикеток і цінників.

Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення результатів інвентаризації – оприбутковування і списання запасів. Передбачено резервування та передачу товарів між власними організаціями за схемою «Інтеркампані».

Планування та управління виробництвом

• Підтримується облік процесів виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.

• Всі виробничі дані базуються на специфікаціях — для опису складу продукції та технологій.

• Планування здійснюється через:

  • Замовлення на виробництво – для виготовлення продукції, робіт, послуг.

  • Замовлення-наряди – для планування виконання робіт та надання послуг.

• Завантаження ресурсів підприємства планується на основі цих замовлень.

Особливості замовлень на виробництво

• Використовуються як джерела забезпечення потреб за замовленнями клієнтів.

• Автоматично розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих.

• Відкриті замовлення можуть використовуватись для покриття нових потреб.

Оформлення випуску продукції

• Реєструється факт виготовлення як у цеху, так і на складі (фасування, комплектація).

• Продукція прив’язується до підрозділу, що її виготовив, з можливістю подальшого переміщення (на склад, у наступний цех тощо).

Облік виконаних робіт і наданих послуг

• Фіксується за допомогою:

  • Актів виконаних робіт

  • Замовлень-нарядів (одночасно плановий і фактичний документ)

Планування і контроль роботи персоналу

• Відрядні наряди – для видачі завдань на виробничі операції (індивідуальні або бригадні).

• Завдання на роботу – для планування в межах внутрішніх/зовнішніх проєктів.

• Передбачено реєстрацію фактичного виконання робіт, що може використовуватись для:

  • розрахунку зарплати

  • оцінки ефективності

  • план-фактного аналізу

Облік витрат і собівартості

• Облік фактичних витрат ведеться у вартісному й натуральному вираженні.

• Підтримується розподіл витрат за періодами або документами випуску.

• Регламентний розрахунок собівартості — при закритті періоду.

• Формується звіт про собівартість випущеної продукції та виконаних робіт.

Облік послуг із витратами на матеріали та зарплату

• Замовлення-наряд:

  • одночасно плановий і фактичний документ

  • використовується для реєстрації послуг, обліку витрат на матеріали й оплату праці

  • підтверджує продаж товарів/послуг і виконання робіт

Грошові кошти

«BAS Малий бізнес» дозволяє вести облік коштів, а також формувати оперативний платіжний календар.

Управління коштами включає:

• облік грошових коштів у касі та на банківських рахунках організації;

• відстеження руху грошових коштів;

• відображення операцій з грошовими коштами у валюті, ведення взаєморозрахунків у валюті обліку;

• оформлення первинних документів по банку та касі;

• друк прибуткових і видаткових касових ордерів;

• управління дебіторською та кредиторською заборгованістю;

• формування платіжного календаря;

• розрахунки з підзвітними особами;

• реєстрація кредитів та позик;

• інтеграція з системою «Клієнт-банк»;

• аналіз стану взаєморозрахунків за широким спектром звітів.

• 
  

Зарплата і персонал

«BAS Малий бізнес» підтримує кадровий облік персоналу, включаючи співробітників, працюючих за сумісництвом, облік робочого часу (табель) і розрахунок заробітної плати співробітників підприємства.

Кадровий облік дозволяє оформити:

• оформлення прийому на роботу;

• кадрове переміщення;

• звільнення персоналу.

Можливості з розрахунку заробітної плати:

• розрахунок заробітної плати здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань;

• формування платіжних відомостей на виплату зарплати і авансу працівникам;

• облік робочого часу – використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як по днях, так і зведено за період.

У розділі передбачено можливість формування аналітичних звітів за розрахунками з персоналом, нарахуваннями та утриманнями працівників. У програмі реалізована можливість ведення не лише управлінського, а й регламентованого кадрового обліку та обліку заробітної плати. Ця можливість призначена для фізичних осіб-підприємців, які ведуть регламентований облік, правила ведення якого визначені законодавчо та закріплені в обліковій політиці підприємства.

Майно

«BAS Малий бізнес» забезпечує ведення обліку майна (необоротних активів) основних засобів і нематеріальних активів організації:

Механізм роботи з майном дозволяє:

• вести облік майна та розраховувати амортизацію;

• приймати майно на облік, змінювати його параметри;

• продавати та списувати майно.

Фінанси

У програмі «BAS Малий бізнес» реалізована можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування і аналізу фінансового результату. Для цих цілей в системі передбачений управлінський план рахунків і механізм формування управлінських проводок документів.

Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, грошові кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.

Для обліку доходів і витрат використовується метод нарахування або метод нарахування і касовий метод.

Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.

За даними управлінського обліку користувач дістає можливість формувати основні фінансові звіти:

• управлінський баланс;

• звіт про прибутки і збитки;

• звіт про рух грошових коштів.

У системі існує можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):

• прогнозний баланс;

• бюджет прибутків і збитків;

• бюджет руху грошових коштів.

Також в розділі передбачені засоби для нарахування податків, введення і розподілу інших витрат, виклик процедури закриття місяця.

Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначений «Монітор керівника», в якому зведені основні показники:

• залишки грошових коштів на рахунках і в касах підприємства;

• дебіторська заборгованість – загальна, прострочена;

• кредиторська заборгованість – загальна, прострочена;

• прибутки і збитки;

• прострочені зобов'язання перед покупцями і замовниками за відвантаження товарів і надання послуг;

• прострочені зобов'язання постачальників і підрядників за постачання товарів і надання послуг.

Додатково можна отримати наступну інформацію:

• загальні показники: продажі, доходи і витрати, стан обігових коштів (грошових коштів, запасів і дебіторської заборгованості);

• грошові кошти: залишки і рух грошових коштів в розрізі статей, за період;

• дебіторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу;

• кредиторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу.

Для контролю діяльності компанії з боку керівника реалізовано різноманітні звіти та монітори:

• зведений звіт «Стан компанії»;

• монітор «Пульс бізнесу»;

• монітори основних показників діяльності;

• цілі та показники асистента "Аналізу бізнесу".

Податки

Цей розділ дозволяє формувати регламентовану звітність. Можна формувати звітність, якщо фізична особа – підприємець (ФОП) використовує спрощену систему оподаткування (ССО) або єдиний податок (ЄП).

Аналітичні звіти дозволяють отримувати інформацію в усіх розрізах обліку. Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки вирішуваних завдань, а також зберігати власні налаштування звітів.

Для аналізу доступні звіти, що використовують дані регістрів накопичення, а також регістр бухгалтерії Управлінський, який містить записи управлінського обліку в цілому.

Налаштування параметрів обліку

Налаштування програми, які мінімально необхідні для того, щоб негайно почати роботу, містить два етапи: заповнення інформації про організацію та введення залишків.

Для заповнення інформації про організацію необхідно у формі початкового вікна програми вказати потрібні відомості, за потреби завантажити логотип і створити організацію.

В процесі налаштування здійснюється:

• реєстрація інформації по організаціях підприємства;

• реєстрація структури підприємства – підрозділів, складів;

• визначення списку користувачів;

• призначенням користувачам ролей та встановлення інтерфейсу;

• встановлення значень реквізитів за замовчуванням;

• перелік відповідальних осіб;

• налаштування параметрів обліку;

• налаштування сервісних функцій;

• введення початкових даних за розділами обліку.

Помічник початку роботи з програмою спрощує початок роботи з системою. З його допомогою користувач, переходячи від етапу до етапу, може заповнити облікові дані, ввести залишки на початок роботи і виконати основні налаштування програми. Є можливість відключення розділів обліку, які не використовуються на підприємстві, наприклад, облік зарплати або виробництва.

Інтеграція з програмами "BAS Бухгалтерія", "BAS Роздрібна торгівля"

Обмін даними з програмами «BAS Бухгалтерія» і «BAS Роздрібна торгівля» двосторонній, з можливістю налаштування напрямів. Обмін здійснюється на рівні документів і довідкової інформації.

Механізм розподілених інформаційних баз (РІБ) призначений для створення територіально розподілених систем на основі ідентичних прикладних рішень.

РІБ дає можливість зв'язати кілька територіально розрізнених точок в єдину систему за допомогою створення віддалених робочих місць. При роботі в розподіленій інформаційній базі не потрібне постійне підключення до мережі Інтернет.