Робота зі шаблонами договорів

Порядок роботи з шаблонами
Алгоритм створення договорів

Приклад роботи з шаблонами виконано на рішенні Business Automation Software for small company. PROF версія (1.6.15.1). 

Рішення надає нові можливості для формування договорів: заявляться швидкий доступ до різних шаблонів, стало можливо створення шаблонів договорів до конкретного типу документа, також з’являється можливість відмінювати ПІБ контактної особи, що вказана в договорі. У зв’язку з цим змінився порядок роботи з шаблонами.

Порядок роботи з шаблонами

Починаючи з цієї версії стало можливо відкривати список шаблонів договорів із розділу CRM.
Для цього потрібно перейти за посилання «Шаблони КП і договорів» (див. рис.1).


Рисунок 1 - Розділ «Шаблоні КП і договорів»

Перейти до списку шаблонів друку можливо із підменю «друк», що знаходиться в розділі «Замовленнях покупців». 

Підменю містить команду друку по шаблону, рядок показати все (рис.2).

Розділ «Продажі» - «Замовлення Покупців».


Рисунок 2 - Розділ «Замовленнях покупців», команда «показати всі шаблони»

Шаблони договорів, котрі були в попередніх версіях помічаються як застарілі. В найменуванні додається запис «застарілі».

В перелік «Шаблони до друку» додаються всі шаблони договорів та комерційних пропозицій.

Алгоритм створення договорів

1. Зазначаєте назву шаблону та вказуєте для чого він застосовується (рис.3).

Рисунок 3 - Формування договору

Призначення може мати наступні значення:

• Договір контрагента (1)

• Договір контрагента + Замовлення покупця (2)

• Договір контрагента + Замовлення-наряди (3)

• Договір контрагента + Рахунки на оплату (4)

• Комерційна пропозиція (5)

(1) відображається в договорах та контрагентах;

(1) та (2) відображається в замовлення покупцю;

(1) та (3) відображається в замовлення-нарядах;

(1) и (4) відображається в рахунках на оплату;

(5) відображається в замовленнях;

(1), (2), (3), (4) відображається спільно з підменю «Договори контрагентів».

2. Завантажуєте документ по якому створюється шаблон. Добре підійде завчасно підготований договір в форматі docx (Microsoft word) або odt (Open Office), рис.4.

Рисунок 4 - Завантаження документа по якому створюється шаблон

3. Потім відмічаєте прапорцями параметри для вставки, рис. 5. Під час друку документу ці значення автоматично підставляться значеннями з облікової системи.

Рисунок 5 - Вибір параметрів для додавання у файл

Після того як відмітили необхідні параметри натискаєте кнопку «додати відмічені параметри у файл» та розподіляєте їх по місцях договору, де вони мають знаходитись.

В параметрах ПІБ Контактної особи та ПІБ Фізичної особи тепер є можливість вказути ПІБ у необхідному відмінку, виходячи з контексту.

До шаблонів та команд друку з’явилась можливість обмежувати права доступу:

• Повні права.

• Продажі.

• Закупки.

• Кошти.

Або налаштовувати шаблони тільки себе (якщо права дозволяють) або всім користувачам, рис. 6.

Рисунок 6 - Налаштовування прав шаблона

Ці можливості доступні як користувачам електронних поставок так і рішенням, що на оренді.

Більш детально у наших менеджерів за телефоном 0-800-35-05-05.