BAS Управління торгівлею

Управління запасами:

1. Оперативний облік товарів на складах

   • Фіксація всіх складських операцій через відповідні документи: надходження, переміщення, реалізація, інвентаризація.

2. Багатоскладовий облік

   • Ведення обліку товарів на кількох складах.
   • Підтримка обліку товарів в різних одиницях вимірювання.
   • Роздільний облік:
     • Власних товарів
     • Товарів, прийнятих на реалізацію
     • Товарів на відповідальному зберіганні
     • Облік зворотної тари

3. Інвентаризація

   • Проведення інвентаризації товарів на складі.
   • Автоматичний підрахунок різниці між обліковою та фактичною кількістю товарів.
   • Оформлення документів списання або оприбуткування.

4. Внутрішні замовлення

   • Замовлення товарів підрозділами для поповнення запасів.
   • Використання в оптовій та роздрібній торгівлі.
   • Планування продажів та закупівель із врахуванням внутрішніх замовлень.

5. Операції з товарами

   • Покупка товарів:
     • Від постачальника
     • Імпортні товари
     • Через підзвітну особу
     • До реєстрації фінансових документів
     • Відображення додаткових витрат
   • Відвантаження товарів:
     • З різних складів
     • Згідно з замовленням покупця
     • З використанням витратного ордера
     • Відвантаження комплектів без попереднього складання
   • Повернення товарів:
     • Постачальнику
     • Від покупця
   • Внутрішньоскладські операції:
     • Інвентаризація та облік результатів
     • Оприбуткування надлишків
     • Списання псування і нестач
     • Передача товарів між підрозділами та складами
     • Формування і продаж комплектів
     • Коригування облікових ознак товарів

6. Торгівельне обладнання

   • Використання сканерів штрих-кодів, терміналів збору даних, RFID-зчитувачів для пришвидшення процесів.

7. Адресний склад

   • Деталізація складів по місцях зберігання товарів для швидкого пошуку.

8. Оперативний кількісний облік

   • Деталізація обліку до рівня характеристик, серій та серійних номерів товарів.

9. Облік партій товарів

   • Ведення обліку по партіях товарів.
   • Інформація про вартість товарів зберігається в розрізі партій.
   • Списання товарів за методами LIFO, FIFO, середньою.
   • Списання партій товарів як під час операційної роботи, так і за допомогою регламентної обробки.

10. Вартісний облік товарів

    • Детальна вартісна оцінка запасів товарів.
    • Облік вартості партій товарів в розрізі складів.
    • Використання для інвентаризації та оцінки вартості товарів.

11. Облік зворотної тари

    • Облік зворотної тари, отриманої від постачальників і переданої покупцям.
    • Контроль лімітів поворотної тари.

Підсистема ціноутворення є набором механізмів, що дозволяють виконувати наступні бізнес-процеси:

• формування цін товарів, що продаються;
• зберігання інформації про ціни конкурентів і постачальників;
• автоматичне оновлення закупівельних цін;
• порівняння цін компанії і цін конкурентів і постачальників;
• формування прайс-листа з відпускними цінами;
• застосування знижок і націнок при формуванні документів продажу:

Незалежно від того, про які ціни йдеться - закупівлі, продажу, ціни конкурентів, планової собівартості номенклатури - ціни зв'язуються з об'єктом номенклатури і можуть бути пов'язані з контрагентами. Всі ціни зберігаються до класифікації за типами цін (закупівельна, оптова, роздрібна, ціни постачальника «Екіп» і т.д.).

Підсистема надає аналітичні та оперативні дані про витрати, пов'язаних з веденням торговельної діяльності підприємства. При цьому враховуються такі види витрат:

• послуги, отримані від сторонніх організацій, але не відносяться на собівартість куплених товарів;
• витрати, пов'язані з підзвітними особами, наприклад, витрати на відрядження;
• матеріальні (товарні) витрати на внутрішні потреби або на зовнішні операції;
• будь-які інші витрати з можливістю їх віднесення:
• на виконання конкретних замовлень,
• на підрозділ підприємства,
• на товар або товарну групу і т.д.

Підсистема призначена для проведення аналізу доходів і витрат підприємства в розрізі проектів.

При цьому передбачена можливість вказівки проекту для кожної позиції номенклатури. Одна позиція номенклатури може бути розподілена по декількох проектах із зазначенням частки кожного проекту.

При надходженні або відвантаження товарів відбувається автоматичний розподіл по проектам. Автоматичний розподіл проводиться відповідно до зазначених проектами або частками проектів. Причому розподіл по проектам може відбуватися, як в цілому по документу, так і по кожній номенклатурній позиції.

При аналізі діяльності підприємства в різних звітах можна виробляти угруповання або відбір даних в розрізі проектів.

Конфігурація «Управління торгівлею» включає спеціальні механізми, що забезпечують накопичення необхідних даних для отримання облікових форм з податку на додану вартість: книг продажів і придбань, а також регламентованої звітності за єдиним податком як для юридичних осіб, так і фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності (ФО СПД).

Облік ПДВ ведеться окремо по кожній організації, що входить до складу торгового підприємства, і тільки за тими її операціям, які мають ознаку відображення в податковому обліку.

Підсистема управління відносинами з клієнтами та постачальниками:

1. Оперативний і аналітичний облік відносин з клієнтами

   • Зберігання інформації про клієнтів:
     • Контактні дані клієнтів і контактних осіб контрагентів.
     • Інформація про регіони, де розташовані клієнти.
     • Історія відносин з клієнтами: плановані та фактичні угоди, зустрічі, листи, розмови.
     • Індивідуальна інформація про клієнтів, включаючи дні народження.

2. Механізм завдань з нагадуваннями

   • Нагадування про майбутні зустрічі, дні народження клієнтів.
   • Поставлення та контроль виконання завдань іншими співробітниками.

3. Робоче місце менеджера

   • Швидкий пошук товарів і надання інформації клієнтам:
     • Поточні ціни на товари.
     • Наявність товару на складі або дата очікуваної поставки.

4. Відстеження виконання замовлень

   • Контроль етапів виконання замовлень покупців і надходження на замовлення постачальників:
     • Термін оплати замовлення.
     • Термін надходження і відвантаження товарів.

5. Класифікація клієнтів

   • ABC-класифікація: Відповідно до ступеня важливості клієнтів.
   • XYZ-аналіз: Диференціація постійних клієнтів за ступенем стабільності покупок, рівномірності та надійності.

6. Механізм анкетування

   • Масова поштова розсилка типових анкет електронною поштою.
   • Автоматична обробка отриманих результатів.

7. Аналіз та оцінка роботи менеджерів

   • Інформація для аналізу роботи з клієнтами.
   • Планування і контроль робочого часу менеджерів через календар користувача.

8. Вибір оптимального постачальника

• Аналіз історії відносин з постачальниками.
• Допомога у створенні календарного плану закупівель.
• Автоматичне оформлення замовлень постачальникам.

Управління закупівлями

Функціональність підсистеми дозволяє забезпечити менеджерів торгового підприємства інформацією, необхідної для своєчасного прийняття рішень про поповнення товарних запасів і оптимізації вартості закуповуваної продукції.

Підсистема призначена для планування закупівель і формування замовлень постачальникам відповідно до прийнятої стратегії поповнення складських запасів і роботи із замовленнями покупців.

Підсистема дозволяє автоматизувати такі операції, як:

• оформлення замовлень постачальникам на основі різних потреб: замовлень покупців, що плануються поставки товарів, календарного плану закупівель;
• контроль оплати і постачання товарів по замовленнях;
• коректування й закриття замовлень постачальникам;
• моніторинг цін постачальників.

Об'ємно-календарне планування закупівель

Підсистема надає можливість за обраними джерелами попиту (плани, замовлення) визначити необхідний обсяг товарів на конкретну дату. Потреби реєструються в прив'язці до дат, на яку вони повинні бути задоволені. При цьому сформований список потреб може бути задоволений за рахунок складських залишків і замовлень постачальнику (вже сформованих або нових).

Спеціалізований механізм дозволяє менеджеру зі закупівель проаналізувати варіанти забезпечення і скорегувати або створити нові замовлення постачальникам. При цьому підбір постачальників може виконуватися підсистемою по деяким заданим критеріям (надійність, термін доставки, ціни і т.д.).

Управління оптовими продажами

Підсистема дозволяє автоматизувати всі бізнес процеси, пов'язані з оптовим продажем товарів:

• швидке оформлення оптового продажу за готівковий розрахунок;
• оформлення оптового продажу з контролем передоплати;
• оформлення відвантаження товарів в кредит і відстеження кредитних ліній контрагентів.

Велику допомогу при взаємодії з клієнтами при оптовій торгівлі грає реалізована в програмі робота із замовленнями. У програмі є гнучкі засоби аналізу замовлень для прийняття менеджерами різних управлінських рішень. Програма дозволяє:

• фіксувати замовлення клієнтів;
• гарантувати забезпечення замовлень:

• зберігати історію коригувань замовлень;
• закривати невиконані замовлення та аналізувати причини закриття.

Для підвищення ефективності роботи з клієнтами менеджери відділу продажів і закупівель можуть використовувати можливості підсистеми «Управління відносинами з покупцями і постачальниками».

Управління роздрібною торгівлею

Підсистема призначена для ведення оперативного обліку в підрозділах підприємства, що займаються роздрібною торгівлею .. Підсистема забезпечує наступні бізнес-процеси:

• призначення і контроль цін при продажу товарів у роздріб;
• призначення автоматичних знижок, в тому числі і знижок за дисконтними картками;
• оформлення продажу в кредит і з використанням оплати платіжними картами;
• роздрібну торгівлю в торгових залах офісу;
• роздрібну торгівлю в торгових точках (магазинах);
• обробку внутрішніх замовлень, що надійшли від роздрібних торгових точок;
• передачу товарів між роздрібними і оптовими складами;
• внутрішній товарний облік на роздрібних точках (в магазинах):

     - інвентаризація,
     - переоцінка,
     - списання псування і недостач,
     - оприбуткування надлишків.

Підсистема дозволяє автоматизувати роздрібні магазини, провідні і не ведуть протягом періоду оперативний кількісний облік по позиціях номенклатури. Підсистема також дозволяє вести облік на віддалених роздрібних точках.

Реалізована можливість підключення різного торгового обладнання: сканери, термінали збору даних, дисплеї покупця, електронні ваги та ін. Програма дозволяє проводити оцінку вартісних запасів у роздрібних цінах, порівнювати обсяги і прибутковість продажів різних торгових точок, контролювати правильність надходження виручки.

Підсистема управління комісійною торгівлею:

1. Автоматизація торгівлі товарами комітента

   • Облік товарів, переданих на реалізацію комісіонеру.

2. Автоматичне заповнення звітів комітенту

   • Звіти за результатами продажу товарів.

3. Розрахунок комісійної винагороди

   • Винагорода при покупці і передачі товарів на комісію.

4. Переоцінка товарів на комісії

   • Переоцінка товарів, прийнятих і переданих на комісію.

5. Інвентаризація товарів

• Інвентаризація товарів, переданих на комісію.

Планування продажів і закупівель

Підсистема планування об'єднує в собі два напрямки (види планування):

1. Планування продажів;
2. Планування закупівель.

Незважаючи на те, що технологія планування для цих напрямків різна, різні вимоги і обмеження, сама концепція планування, загальні підходи і механізми для них єдині.

В рамках цієї концепції всі плани (продажів і закупівель) можна формально розділити на:

• укрупнені, наприклад, річні або квартальні плани продажів або закупівель по номенклатурних групах,
• уточнені (деталізовані),наприклад, тижневі плани продажів або закупівель по кожній позиції номенклатури з урахуванням характеристик.

Підсистеми планування продажів і закупівель дозволяють:

• фіксувати різні варіанти оцінок очікуваних обсягів продажів і закупівель з різною деталізацією і проводити порівняння планових показників, наприклад, порівняти оптимістичний план продажів відділу продажів з песимістичним планом закупівель відділу закупівель;
• виробляти перетворення довгострокових планів в короткострокові, виробляти об'єднання планів різних підрозділів, складати узагальнені плани по підприємству в цілому з урахуванням різних факторів:
• сезонності продажів,
• ваги входження (ступенем важливості) товару в номенклатурну групу.
• виробляти швидку оцінку здійсненності планів, наприклад, проведення план-фактного аналізу з розрахунком відхилень в процентному і кількісному відношенні в порівнянні різних планів (песимістичного і оптимістичного) з фактичними закупівлями і продажами товарів.

• складання планів продажів на основі аналізу продажів товарів за певні періоди з урахуванням сезонності попиту товарів і замовлень на поточний період від зовнішніх клієнтів і внутрішніх потреб власних магазинів і роздрібних торгових точок;
• складання планів закупівель на основі аналізу попиту на товари за попередній період з урахуванням планових і поточних залишків на складах і очікуваних товарів від постачальників.

Управління грошовими коштами

Підсистема управління грошовими коштами виконує дві основні функції:

1. Оперативний облік фактичного руху грошових коштів підприємства на розрахункових рахунках та касах;
2. Управління намірами по надходженню або витрачанню коштів підприємства.

• вести реєстрацію документів з обліку грошових коштів;
• реєструвати окремо моменти створення первинного документа і фактичного руху грошових коштів;
• враховувати наміри про зміну стану грошових коштів;
• пов'язувати факти зміни стану грошових коштів з намірами, зафіксованими раніше;
• враховувати зв'язок підсистеми обліку грошових коштів з підсистемою взаєморозрахунків.

Управління взаєморозрахунками з клієнтами

Підсистема повністю задовольняє вимогам, що пред'являються до обліку взаєморозрахунків з клієнтами:

• фіксація моменту виникнення заборгованості між клієнтом і підприємством, сум і причин виникнення заборгованості;
• використання різних варіантів деталізації взаєморозрахунків:
• за довгостроковими договорами,
• за окремими рахунками (замовленнями),
• за розрахунковими документами (накладними, документами оплати).
• аналіз підсумкового стану заборгованості на будь-який момент часу.

Підсистема дозволяє отримувати дані, як про фактичні взаєморозрахунках за проведеними угодами, так і прогнозну оцінку стану взаєморозрахунків по планованим угодам.

Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами

Підсистема «Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами» дозволяє автоматизувати операції по роботі з підзвітними особами: видача грошових коштів, оформлення авансових звітів.