BAS Управління торгівлею

Функціональні характеристики системи

Управління запасами
Ціноутворення
Управління закупівлями
Управління оптовими продажами
Управління відносинами з покупцями і постачальниками
Управління комісійною торгівлею
Управління роздрібною торгівлею
Управління грошовими коштами
Управління взаєморозрахунками з клієнтами
Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами
Управління витратами
Управління проектами
Планування продажів і закупівель
Об'ємно-календарне планування закупівель
Облік ПДВ

Конфігурація автоматизує наступні напрямки торгової діяльності:

1. Управління продажами (включаючи оптову, роздрібну та комісійну торгівлю);
2. Управління поставками;
3. Планування продажів і закупівель;
4. Управління складськими запасами;
5. Управління замовленнями покупців;
6. Облік і аналіз комерційних витрат;
7. Управління відносинами з клієнтами і постачальниками;
8. Аналіз цін і управління ціновою політикою;
9. Моніторинг і аналіз ефективності торгової діяльності.

Управління запасами

У конфігурації реалізований детальний оперативний облік товарів на складах, забезпечується повний контроль товарних запасів підприємства в оптовій і роздрібній торгівлі. Всі складські операції фіксуються за допомогою відповідних документів - надходження товарів, переміщення товарів, реалізація товарів, інвентаризація тощо.

Конфігурація дозволяє вести облік товарів на безлічі складів (місць зберігання). Підтримується облік товарів в різних одиницях вимірювання (упаковках). Забезпечується роздільний облік власних товарів, товарів, прийнятих і переданих на реалізацію, товарів, прийнятих на відповідальне зберігання, а також облік зворотної тари.

Конфігурація дозволяє проводити інвентаризацію товарів на складі. За результатами інвентаризації автоматично підраховується різниця між обліковим кількістю (зареєстрованим в інформаційній базі при проведенні документів надходження і відвантаження) і фактичною кількістю товарів, виявленим в результаті інвентаризації. Після чого оформляються документи списання (у разі нестачі товарів) або оприбуткування (у разі виявлення надлишків товарів).

Конфігурація дозволяє підрозділам торгового підприємства (складам, торговельним точкам) замовляти товари в інших підрозділів для поповнення власних торговельних запасів (внутрішні замовлення). Цей режим призначений в основному для формування роздрібними торговельними точками (складами) замовлень на поставку необхідного асортименту товару, але може використовуватися і оптовими торговими точками або просто складами для забезпечення асортименту на складі. При плануванні продажів і закупівель внутрішні замовлення обслуговуються нарівні із замовленнями покупців за тими ж алгоритмами. Виконанням внутрішнього замовлення вважається надходження товару на вказаний склад.

Підсистема дозволяє вводити оперативну інформацію про наступних операціях з товарами.

Покупка товарів:

• оформлення покупки товарів від постачальника;
• оформлення покупки імпортних товарів;
• оформлення покупки товарів через підзвітну особу;
• оформлення покупки товарів до моменту реєстрації фінансових документів;
• відображення додаткових витрат з придбання товарів, в тому числі і митних витрат.

Відвантаження товарів:

• оформлення відвантаження товарів з різних складів торговельного підприємства;
• оформлення відвантаження товарів відповідно до раніше виписаних замовленням покупця (рахунком на оплату);
• оформлення відвантаження товарів з використанням витратного ордера;
• оформлення відвантаження комплектів без попереднього складання.

Повернення товарів:

• оформлення відвантаження товарів у разі повернення товарів постачальнику;
• оформлення надходження товарів в разі повернення товарів від покупця.

Внутрішньоскладські операції:

• проведення інвентаризації по складу і облік результатів інвентаризації;
• оприбуткування надлишків;
• списання псування і недостач;
• передача товарів в підрозділи для використання в господарській діяльності підприємства;
• передача товарів між складами;
• формування і продаж комплектів, які потребують попереднього складання;
• коригування облікових ознак товарів (серійних номерів, характеристик і якості товарів).

Для прискорення процесів надходження, відвантаження і інвентаризації товарів на складах можна використовувати різні види торгового обладнання: сканери штрих-кодів, термінали збору даних, RFID - зчитувачі.

Для швидкого пошуку товарів на складах використовується механізм адресного складу - деталізація складів по місцях зберігання товарів (осередкам, паллетам, стелажів і т.д.).

У підсистемі ведеться оперативний кількісний облік. Облік товарів на складах деталізований до рівня характеристик, серій товарів. Також передбачений детальний облік товарів в розрізі серійних номерів товарів.

У програмі ведеться облік по партіях товарів. Інформація про вартість товарів на складах в системі зберігається в розрізі партій товарів. Партія товарів фіксується в момент надходження товарів на склад.

При списанні товарів використовується один з методів списання собівартості номенклатури (LIFO, FIFO, за середньою). Списання партій товарів може здійснюватися як при оперативній роботі (в момент проведення первинного документа), так і за допомогою регламентної обробки «Проведення по партіях» (наприклад, в кінці звітного періоду).

Підсистема вартісного обліку товарів являє детальну вартісну оцінку запасів товарів. Можливість ведення обліку вартості партій товарів в розрізі складів дозволяє отримувати інформацію про вартість товарів окремо по кожному складу. Цю можливість зручно використовувати для цілей інвентаризації та оцінки вартості товарів, закріпленої за кожною матеріально-відповідальною особою.

Підсистема дозволяє вести облік зворотної тари, як отриманої від постачальників, так і переданої покупцям. Крім того, можна фіксувати і контролювати ліміти поворотної тари.

Ціноутворення

Підсистема ціноутворення є набором механізмів, що дозволяють виконувати наступні бізнес-процеси:

• формування цін товарів, що продаються;
• зберігання інформації про ціни конкурентів і постачальників;
• автоматичне оновлення закупівельних цін;
• порівняння цін компанії і цін конкурентів і постачальників;
• формування прайс-листа з відпускними цінами;
• застосування знижок і націнок при формуванні документів продажу:

     - ручних знижок;
     - автоматичних знижок з використанням різних умов;
     - знижок за дисконтними картками, в тому числі накопичувальних знижок.

Незалежно від того, про які ціни йдеться - закупівлі, продажу, ціни конкурентів, планової собівартості номенклатури - ціни зв'язуються з об'єктом номенклатури і можуть бути пов'язані з контрагентами. Всі ціни зберігаються до класифікації за типами цін (закупівельна, оптова, роздрібна, ціни постачальника «Екіп» і т.д.).

Управління закупівлями

Функціональність підсистеми дозволяє забезпечити менеджерів торгового підприємства інформацією, необхідної для своєчасного прийняття рішень про поповнення товарних запасів і оптимізації вартості закуповуваної продукції.

Підсистема призначена для планування закупівель і формування замовлень постачальникам відповідно до прийнятої стратегії поповнення складських запасів і роботи із замовленнями покупців.

Підсистема дозволяє автоматизувати такі операції, як:

• оформлення замовлень постачальникам на основі різних потреб: замовлень покупців, що плануються поставки товарів, календарного плану закупівель;
• контроль оплати і постачання товарів по замовленнях;
• коректування й закриття замовлень постачальникам;
• моніторинг цін постачальників.

Управління оптовими продажами

Підсистема дозволяє автоматизувати всі бізнес процеси, пов'язані з оптовим продажем товарів:

• швидке оформлення оптового продажу за готівковий розрахунок;
• оформлення оптового продажу з контролем передоплати;
• оформлення відвантаження товарів в кредит і відстеження кредитних ліній контрагентів.

Велику допомогу при взаємодії з клієнтами при оптовій торгівлі грає реалізована в програмі робота із замовленнями. У програмі є гнучкі засоби аналізу замовлень для прийняття менеджерами різних управлінських рішень. Програма дозволяє:

• фіксувати замовлення клієнтів;
• гарантувати забезпечення замовлень:

     - за рахунок резервування складських залишків,
     - за рахунок резервування очікуваних надходжень товарів,
     - за рахунок своєчасного оформлення замовлень постачальникам.

• зберігати історію коригувань замовлень;
• закривати невиконані замовлення та аналізувати причини закриття.

Для підвищення ефективності роботи з клієнтами менеджери відділу продажів і закупівель можуть використовувати можливості підсистеми «Управління відносинами з покупцями і постачальниками».

Управління відносинами з покупцями і постачальниками

Підсистема призначена для оперативного і аналітичного обліку відносин з клієнтами торгового підприємства (покупцями і постачальниками).

Передбачено зберігання контактної інформації про клієнтів, контактних осіб контрагентів, регіонах. У базі зберігається вся історія відносин з клієнтами - плановані і фактичні угоди, зустрічі, листи, розмови, індивідуальна інформація про кожного контактному клієнта, в тому числі інформація про дні народження клієнтів і контактних осіб.

У програмі реалізований механізм завдань з нагадуваннями. Використання цього механізму дозволить менеджеру не забути про майбутню зустріч або дні народження клієнта, а також поставити завдання і проконтролювати правильність виконання завдання іншим співробітником.

Для зручної роботи менеджера з клієнтами передбачена обробка «Робоче місце менеджера». За допомогою цієї обробки менеджер може швидко знайти потрібний товар і повідомити клієнту інформацію про товар: поточну ціну товару, чи є товар на складі або очікується поставка товару і т.д.

Підсистема дозволяє оперативно відстежити етапи виконання замовлень покупців і надходження на замовлення постачальників (термін оплати замовлення, термін надходження і відвантаження товарів).

Підсистема допомагає менеджерам оперативно приймати рішення про подальші кроки у взаєминах з клієнтами. Передбачена можливість класифікації покупців відповідно до ступеня їх важливості (АВС-класифікація клієнтів) і стадіях взаємин з клієнтом (потенційний покупець, разовий покупець, постійний покупець). Постійні покупці можуть бути диференційовані за ступенем стабільності і рівномірності покупки товарів, надійності клієнта (XYZ-аналіз).

У конфігурації реалізований механізм анкетування. Передбачена можливість масової поштової розсилки за допомогою електронної пошти типових анкет і автоматичної обробки отриманих результатів.

Підсистема надає інформацію для аналізу та оцінки роботи менеджерів з клієнтами. При цьому передбачена можливість планувати і контролювати робочий час менеджерів за допомогою календаря користувача.

Підсистема вирішує завдання вибору оптимального постачальника товарів за заданими користувачем параметрами, з історії відносин з постачальниками. Допомагає у створенні календарного плану закупівель, автоматичному оформленні замовлень постачальникам.

Управління комісійною торгівлею

Підсистема призначена для автоматизації торгівлі товарами комітента та обліку товарів, відданих на реалізацію комісіонеру.

При цьому в програмі передбачено:

• автоматичне заповнення звітів комітенту за результатами продажу товарів;
• розрахунок комісійної винагороди при покупці і передачі товарів на комісію;
• переоцінка товарів, прийнятих і переданих на комісію;
• інвентаризація товарів, переданих на комісію.

Управління роздрібною торгівлею

Підсистема призначена для ведення оперативного обліку в підрозділах підприємства, що займаються роздрібною торгівлею .. Підсистема забезпечує наступні бізнес-процеси:

• призначення і контроль цін при продажу товарів у роздріб;
• призначення автоматичних знижок, в тому числі і знижок за дисконтними картками;
• оформлення продажу в кредит і з використанням оплати платіжними картами;
• роздрібну торгівлю в торгових залах офісу;
• роздрібну торгівлю в торгових точках (магазинах);
• обробку внутрішніх замовлень, що надійшли від роздрібних торгових точок;
• передачу товарів між роздрібними і оптовими складами;
• внутрішній товарний облік на роздрібних точках (в магазинах):

     - інвентаризація,
     - переоцінка,
     - списання псування і недостач,
     - оприбуткування надлишків.

Підсистема дозволяє автоматизувати роздрібні магазини, провідні і не ведуть протягом періоду оперативний кількісний облік по позиціях номенклатури. Підсистема також дозволяє вести облік на віддалених роздрібних точках.

Реалізована можливість підключення різного торгового обладнання: сканери, термінали збору даних, дисплеї покупця, електронні ваги та ін. Програма дозволяє проводити оцінку вартісних запасів у роздрібних цінах, порівнювати обсяги і прибутковість продажів різних торгових точок, контролювати правильність надходження виручки.

Управління грошовими коштами

Підсистема управління грошовими коштами виконує дві основні функції:

1. Оперативний облік фактичного руху грошових коштів підприємства на розрахункових рахунках та касах;
2. Управління намірами по надходженню або витрачанню коштів підприємства.

Підсистема дозволяє:

• вести реєстрацію документів з обліку грошових коштів;
• реєструвати окремо моменти створення первинного документа і фактичного руху грошових коштів;
• враховувати наміри про зміну стану грошових коштів;
• пов'язувати факти зміни стану грошових коштів з намірами, зафіксованими раніше;
• враховувати зв'язок підсистеми обліку грошових коштів з підсистемою взаєморозрахунків.

Управління взаєморозрахунками з клієнтами

Підсистема повністю задовольняє вимогам, що пред'являються до обліку взаєморозрахунків з клієнтами:

• фіксація моменту виникнення заборгованості між клієнтом і підприємством, сум і причин виникнення заборгованості;
• використання різних варіантів деталізації взаєморозрахунків:
• за довгостроковими договорами,
• за окремими рахунками (замовленнями),
• за розрахунковими документами (накладними, документами оплати).
• аналіз підсумкового стану заборгованості на будь-який момент часу.

Підсистема дозволяє отримувати дані, як про фактичні взаєморозрахунках за проведеними угодами, так і прогнозну оцінку стану взаєморозрахунків по планованим угодам.

Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами

Підсистема «Управління взаєморозрахунками з підзвітними особами» дозволяє автоматизувати операції по роботі з підзвітними особами: видача грошових коштів, оформлення авансових звітів.

Управління витратами

Підсистема надає аналітичні та оперативні дані про витрати, пов'язаних з веденням торговельної діяльності підприємства. При цьому враховуються такі види витрат:

• послуги, отримані від сторонніх організацій, але не відносяться на собівартість куплених товарів;
• витрати, пов'язані з підзвітними особами, наприклад, витрати на відрядження;
• матеріальні (товарні) витрати на внутрішні потреби або на зовнішні операції;
• будь-які інші витрати з можливістю їх віднесення:
• на виконання конкретних замовлень,
• на підрозділ підприємства,
• на товар або товарну групу і т.д.

Управління проектами

Підсистема призначена для проведення аналізу доходів і витрат підприємства в розрізі проектів.

При цьому передбачена можливість вказівки проекту для кожної позиції номенклатури. Одна позиція номенклатури може бути розподілена по декількох проектах із зазначенням частки кожного проекту.

При надходженні або відвантаження товарів відбувається автоматичний розподіл по проектам. Автоматичний розподіл проводиться відповідно до зазначених проектами або частками проектів. Причому розподіл по проектам може відбуватися, як в цілому по документу, так і по кожній номенклатурній позиції.

При аналізі діяльності підприємства в різних звітах можна виробляти угруповання або відбір даних в розрізі проектів.

Планування продажів і закупівель

Підсистема планування об'єднує в собі два напрямки (види планування):

1. Планування продажів;
2. Планування закупівель.

Незважаючи на те, що технологія планування для цих напрямків різна, різні вимоги і обмеження, сама концепція планування, загальні підходи і механізми для них єдині.

В рамках цієї концепції всі плани (продажів і закупівель) можна формально розділити на:

• укрупнені, наприклад, річні або квартальні плани продажів або закупівель по номенклатурних групах,
• уточнені (деталізовані),наприклад, тижневі плани продажів або закупівель по кожній позиції номенклатури з урахуванням характеристик.

Підсистеми планування продажів і закупівель дозволяють:

• фіксувати різні варіанти оцінок очікуваних обсягів продажів і закупівель з різною деталізацією і проводити порівняння планових показників, наприклад, порівняти оптимістичний план продажів відділу продажів з песимістичним планом закупівель відділу закупівель;
• виробляти перетворення довгострокових планів в короткострокові, виробляти об'єднання планів різних підрозділів, складати узагальнені плани по підприємству в цілому з урахуванням різних факторів:
• сезонності продажів,
• ваги входження (ступенем важливості) товару в номенклатурну групу.
• виробляти швидку оцінку здійсненності планів, наприклад, проведення план-фактного аналізу з розрахунком відхилень в процентному і кількісному відношенні в порівнянні різних планів (песимістичного і оптимістичного) з фактичними закупівлями і продажами товарів.

При формуванні планів можуть бути використані різні стратегії формування планів виходячи з аналізу різних джерел попиту на товари. Як приклад можна навести такі стратегії:

• складання планів продажів на основі аналізу продажів товарів за певні періоди з урахуванням сезонності попиту товарів і замовлень на поточний період від зовнішніх клієнтів і внутрішніх потреб власних магазинів і роздрібних торгових точок;
• складання планів закупівель на основі аналізу попиту на товари за попередній період з урахуванням планових і поточних залишків на складах і очікуваних товарів від постачальників.

Об'ємно-календарне планування закупівель

Підсистема надає можливість за обраними джерелами попиту (плани, замовлення) визначити необхідний обсяг товарів на конкретну дату. Потреби реєструються в прив'язці до дат, на яку вони повинні бути задоволені. При цьому сформований список потреб може бути задоволений за рахунок складських залишків і замовлень постачальнику (вже сформованих або нових).

Спеціалізований механізм дозволяє менеджеру зі закупівель проаналізувати варіанти забезпечення і скорегувати або створити нові замовлення постачальникам. При цьому підбір постачальників може виконуватися підсистемою по деяким заданим критеріям (надійність, термін доставки, ціни і т.д.).

Облік ПДВ

Конфігурація «Управління торгівлею» включає спеціальні механізми, що забезпечують накопичення необхідних даних для отримання облікових форм з податку на додану вартість: книг продажів і придбань, а також регламентованої звітності за єдиним податком як для юридичних осіб, так і фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності (ФО СПД).

Облік ПДВ ведеться окремо по кожній організації, що входить до складу торгового підприємства, і тільки за тими її операціям, які мають ознаку відображення в податковому обліку.