BAS Документообіг КОРП

"BAS Документообіг КОРП" позволяет работать с документами любого типа. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной картой, набор реквизитов которой соответствует:

1. Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997

   • Определение стандартов и требований к ведению делопроизводства в Украине.

2. Постановлению Кабинета Министров Украины "Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах"

   • Регулирование порядка ведения электронного документооборота в государственных учреждениях и организациях.

Это обеспечивает соответствие обработки и хранения документов нормативным требованиям на территории Украины.

1. Хранение и право доступа

• Организация хранения документов и файлов

Структура папок : Внутренние документы и файлы хранятся в папках, структура которых может отображать организационную структуру предприятия или формироваться по типам документов.

• Право доступа

Пользователи и группы пользователей : Каждая папка устанавливает права доступа для пользователей или групп пользователей для выполнения операций: чтение, добавление, редактирование, удаление.

• Ограничение доступа

Различные уровни доступа : Доступ к данным конфигурации ограничивается правами в зависимости от видов документов, грифов доступа, групп корреспондентов, групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

• Хранение файлов

Размещение файлов : Файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске

2. Регистрация документов

Регистрация входящих и исходящих документов

"BAS Документообіг КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типичными инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• учет поступивших документов, печать штрих-кодов и регистрационных штампов;
• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков выполнения документов;
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• дальнейшее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В программе "BAS Документообіг КОРП" реализовано функционал для регистрации и обработки обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Об обращениях граждан".

Основные возможности:

• Регистрация обращений: Программа позволяет регистрировать и учитывать все поступившие обращения, обеспечивая полноту и точность данных.
• Учет дубликатов и повторных обращений: Осуществляется контроль за повторными обращениями, что позволяет избежать дублирования информации и обеспечить эффективную обработку запросов.
• Переадресация обращений: В программе предусмотрена возможность переадресации обращений граждан в посторонние организации, а также учет поступивших от них обращений.

Специальное рабочее место:

• Для работы с обращениями граждан создано специальное рабочее место, где специалист имеет доступ ко всем присланным обращениям, истории переписки и сопутствующей информации.

Аналитика и контроль:

• Программа предоставляет возможность создавать разные отчеты для анализа и контроля выполнения обращений граждан:
  • "Выполнение обращений граждан"
  • "Структура обращений за период"
  • "Динамика количества обращений"
  • "Список обращений граждан"

Этот функционал помогает обеспечить эффективное взаимодействие с гражданами и соблюдение требований законодательства об учете и обработке их обращений.

Учет договоров

В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например акты, дополнительные соглашения;
• учет и контроль сроков деяния договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающими сроками действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "разорвать договор".

3. Обработка и управление документами

Сканирование

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена возможность загрузки входных, исходящих, внутренних документов и файлов из сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование производится в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничное.

Поддерживается поточное сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта

Любой документ или файл "BAS Документообіг КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов по электронной почте. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

Просмотр, редактирование и контроль версий

В "BAS Документообіг КОРП" реализован удобный механизм работы с документами, включающий их просмотр, редактирование и контроль версий.

Основные возможности:

• Просмотр и редактирование документов: Программа использует приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей, для просмотра и редактирования различных форматов документов.

• Рабочий стол: Повседневная работа с документами выполняется непосредственно на "рабочем столе" программы, где пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач. "Рабочий стол" можно настроить в соответствии с потребностями пользователя: изменять, добавлять или удалять элементы конкретных разделов.

• Блокировка файлов: Для предотвращения конфликтов при одновременном редактировании одного документа несколькими пользователями в программе предусмотрен механизм блокировки файлов.

• Контроль версий: При каждом сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Управление версиями:

• Список версий: Прямо с карты файла пользователи могут просматривать список версий, удалять ненужные версии и изменять активную (текущую) версию.

• Сравнение версий: Для популярных форматов (например, doc, rtf, html, txt, odt) доступна функция сравнения версий, позволяющая легко отслеживать изменения, внесенные в документы.

Эти возможности делают процесс работы с документами в "BAS Документообіг КОРП" эффективным и удобным для пользователей, обеспечивая полный контроль над изменениями и доступом к документам.

Шаблоны документов и файлов

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрено использование шаблонов, значительно упрощающих и ускоряющих процесс создания документов и файлов.

Основные возможности:

• Автоматическое заполнение данных: Шаблоны в программе настраиваются таким образом, что при создании нового файла или документа на их основе необходимые поля автоматически заполняются учетными данными. К примеру, автоматически вносятся наименование документа, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента и другие параметры.

• Привязка файлов к документам: При создании документа на основе шаблона к нему автоматически добавляются все указанные в шаблоне файлы. Эти файлы, в свою очередь, также автоматически заполняются в соответствии с реквизитами документа.

Эта функция позволяет значительно сэкономить время на подготовку документов, минимизировать риск ошибок при их заполнении и обеспечить единые стандарты оформления документов внутри компании.

4.Автоматизация и оптимизация процессов

Штрихкодирование документов

В "BAS Документообіг КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• распечатать на отдельном листе;
• распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
• распечатать на наклейке;
• вставить в электронный документ в качестве изображения.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карт документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может быть отпечатан как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрены стандартные связи между автоматически устанавливаемыми документами, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа "BAS Документообіг КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица посторонних организаций.

Переадресация входных документов

В программе "BAS Документообіг КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в посторонние организации, а также получение переадресованных входных документов от посторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения переадресованных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Поиск документов и файлов

В программе "BAS Документообіг КОРП" коллективная работа с документами реализована с помощью нескольких бизнес-процессов, обеспечивающих эффективное взаимодействие между сотрудниками и контроль выполнения задач.

Основные бизнес-процессы:

1. Разбирательство:

   • Документ передается на рассмотрение руководителю.
   • Руководитель может оставить текстовую резолюцию, направить документ на исполнение или ознакомление.
   • После рассмотрения документ возвращается к автору.

2. Исполнение:

   • Документ передается во исполнение всем указанным пользователям и контроллеру.
   • Может быть назначен ответственный исполнитель.
   • Обеспечивается контроль исполнительной дисциплины.

3. Согласование:

   • Документы передаются по согласованию указанным респондентам.
   • Поддерживаются варианты согласования: параллельное, последовательное, смешанное.
   • После согласования документ возвращается автору для ознакомления или повторного согласования.

4. Утверждение:

   • Документ передается на утверждение ответственному лицу.
   • После утверждения документ возвращается к автору.

5. Регистрация:

   • Документ передается секретарю присвоения регистрационного номера, проставления печати и отправки корреспонденту.

6. Знакомство:

   • Документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

7. Поручение:

   • Возможность выдачи поручений сотрудникам с последующим контролем исполнения.

8. Обработка входного документа:

   • Автоматизация полного цикла обработки входного документа: рассмотрение, исполнение, списание в дело.

9. Обработка исходного документа:

   • Автоматизация создания исходного документа: согласование, утверждение, регистрация.

Дополнительные функции:

• Назначение задач ролям:

  • Задания могут назначаться не только конкретным исполнителям, но и ролям (например, "Директор"). Программа автоматически доставит задание тому, кто выполняет эту роль в момент выполнения.

• Шаблоны маршрутов:

  • Возможность настройки шаблонов бизнес-процессов для различных видов документов с учетом условной маршрутизации. Например, разные шаблоны для договоров с разными суммами.

• Контроль сроков:

  • Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работы сотрудников, могут исчисляться в днях, часах и минутах.

• Автоматический запуск по расписанию:

  • Бизнес-процессы могут запускаться автоматически по расписанию.

• Иерархия бизнес-процессов:

  • Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и задач, которые могут видеть все участники с учетом прав доступа.

• Временная остановка процессов:

• Возможность временно останавливать бизнес-процессы с распространением этой остановки на все подчиненные процессы и задачи.

Электронный документ "BAS Документообіг КОРП" представляет собой структурированный набор данных, состоящий из реквизитной и содержательной части. Это позволяет эффективно организовать документооборот и обеспечивает быстрый доступ к требуемой информации.

Основные аспекты электронного документа:

1. Реквизитная часть:

   • Включает в себя обязательные данные, такие как автор, дата создания, номер, заголовок, тип документа и т.д.
   • Реквизиты используются для поиска и классификации документов.

2. Содержательная часть:

   • Содержит основной текст документа или вложенные файлы, передающие его суть.
   • Содержательная часть также доступна для поиска.

Полнотекстовый поиск:

В "BAS Документообіг КОРП" реализован полнотекстовый поиск , позволяющий искать документы и файлы по всем полям карт и по содержанию файлов. Основные возможности:

• Поиск по любым полям карт документов.
• Поиск по содержанию версий файлов в популярных форматах (например, doc, txt, rtf).
• Учет морфологии русского, украинского и английского языков повышает точность поиска.

Это позволяет быстро найти нужные документы и информацию, даже если пользователь не знает точных реквизитов или текста документа.

Основные возможности учета рабочего времени:

В "BAS Документообіг КОРП" реализован функционал учета рабочего времени и контроля выполнения задач, что позволяет руководителям эффективно управлять ресурсами и оптимизировать работу сотрудников.

1. Ежедневная отчетность:

   • Сотрудники ежедневно отчитываются о своей работе, отмечая время, затраченное на выполнение задач, проекты и содержание проделанной работы.
   • Эти данные автоматически сохраняются в системе для последующего анализа.

2. Контроль выполнения:

   • Руководители могут отслеживать, как сотрудники тратят рабочее время, какие задачи выполняются, и соблюдают ли установленные дедлайны.
   • Это позволяет своевременно выявлять проблемы при выполнении задач и принимать соответствующие управленческие решения.

3. Отчеты:

   • На основе собранных данных можно формировать разные отчеты:
     • Затраты времени: анализ затрат времени сотрудников на разные виды работ, проекты или подразделения.
     • Эффективность: отчеты, показывающие производительность работы в разрезе периодов или подразделений.
   • Эти отчеты помогают выявить наиболее и менее эффективные сферы деятельности и способствуют улучшению управления персоналом.

Такой подход позволяет обеспечить не только прозрачность рабочего процесса, но и оптимизировать ресурсы организации, повышая общую производительность работы.

Организация распределенной информационной базы

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Веб-сервисы работы с файлами

"BAS Документообіг КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "BAS Документообіг КОРП" и другим приложением осуществляется посредством веб-сервисов.

Поддержка проектной деятельности в "BAS Документообіг КОРП" включает в себя ведение аналитического учета данных (входных, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) в разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по выполнению плана проекта. 

В программе предусмотрено:

• Ведение карты и иерархической структуры проекта (структура проекта включает в себя перечень проектных задач бизнес-процесса)
• учет трудозатрат в разрезе проектов
• формирование отчетности по проектам
• загрузка проекта из Microsoft Project (в качестве источника данных используется файл проекта, загруженный в XML)
• работа с планом проекта и диаграммой Ганта

Бизнес-процесс проекта включает следующие этапы:

• Инициация
• Планирование
• Утверждение плана
• Старт проектных работ
• Выполнение
• Завершение

Отчеты по проектной деятельности:

• Текущее состояние проектных задач
• Задачи, которые скоро должны начаться
• Задачи, которые скоро должны закончиться
• План-факт по срокам (показывает, есть ли превышение плановых сроков)
• План-факт трудозатрат (показывает плановые и фактические трудозатраты по проекту)

Реализованные процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собраниях решений и т.д.

Система поддерживает все необходимые шаги от подготовки и анализа эффективности проведения мероприятия и выполнения принятых решений:

• Внешние и внутренние мероприятия
• Протокольные мероприятия (совещания, заседания, советы директоров)
• Бронирование помещений
• Подбор удобного для участников времени проведения
• Формирование программы и протокола
• Принятие решений и контроль их своевременного исполнения

Бизнес-процесс включает:

• Подготовка:
• планирование участников, места и времени мероприятия
• оформление программы мероприятия
• согласование участия (места, времени)
• подготовка материалов к мероприятию
• рассылка участникам материалов к мероприятию
• Проведение :
• фиксирование присутствующих/отсутствующих
• фиксирование принятых решений
• Оформление протокола:
• подготовка протокола
• согласование протокола
• утверждение протокола
• Выполнение решений

В комплект поставки включен широкий набор готовых отчетов для анализа эффективности организации мероприятий:

• Какие мероприятия были проведены за период
• Как растет или уменьшается количество мер в организации
• Сколько времени тратится на мероприятия
• Мероприятия какого вида чаще всего проводятся в организации
• Кто из сотрудников игнорирует мероприятия
• Кто из голов/организаторов нарушает сроки
• По каким мерам были пропущены решения
• другие

Окно Текущие дела на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию: задачи пользователя и подчиненных (для руководителей), события календаря, сообщения почты и форума, мероприятиями, актуальные документы в работе, информацию по учету времени, в виджете "Отсутствия", отображается список сотрудников, отсутствующих в офисе из разных причин, например, в связи с работой удаленно.

Окно "Мои задачи" показывает списки задач текущего пользователя на закладках "Задания мне" и "Задания от меня". На закладке "Задачи мне" отображаются задачи, предназначенные текущему пользователю напрямую, по роли или делегированию. Закладка "Задачи от меня" показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.
Задание можно помечать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информации для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, содержащая данные о времени, проекте, содержании работы или об отсутствии на работе по разным причинам, например в связи с отпуском или работой удаленно. На основании этих сведений можно построить разные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например задачи, документа, письма, мероприятия.

В программе предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими приложениями

В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми прикладными решениями автоматизации бизнеса, в частности "BAS ERP", "BAS Управління холдингом", "BAS Управління торгівлею". Прозрачная интеграция позволяет начинать бизнес-процесс в одной системе, а продолжать в другой (по аналогии можно наладить интеграцию и с другими системами управления).

Дополнительно в комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими приложениями. Эти правила обмена готовы к использованию и настройке обмена с помощью обработки "Универсальный обмен данными в формате XML".

Веб-сервисы работы с файлами

"BAS Документообіг КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "BAS Документообіг КОРП" и другим приложением осуществляется посредством веб-сервисов.

Применение программы как библиотеки файлов позволяет:

• подключать файлы к объектам вашей информационной базы
• разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в "BAS Документообіг КОРП"
• обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия
• интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия
• организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений