BAS Медицина. Поліклініка

Деятельность каждого медицинского учреждения сосредоточена на работе с обширной информационной базой, огромным потоком пациентов и бумаг. В организации качественного обслуживания пациентов и ведения эффективной деятельности всей поликлиники принимают участие многие специалисты учреждения.

Каждый день руководство поликлиники, бухгалтерия, врачи и медсестры решают множество вопросов в своей работе. Но автоматизация деловых процессов уже давно стала просто необходимой для многих предприятий. Также и для эффективной работы медицинских учреждений существует решение, позволяющее значительно сократить затраты времени на ведение учета, сбор информации и повышение качества обслуживания пациентов.

Программный продукт BAS Поліклініка разработан для автоматизации практически всей деятельности медицинского учреждения. Специалисты каждого подразделения поликлиники могут нуждаться в достоверной и своевременной информации о работе медучреждения в любую минуту. Программа «BAS Поліклініка» обеспечивает такую ​​возможность. Особенно эта программа значительно облегчает работу регистратуры, где ежедневно проходит регистрация пациентов, оформление заказов, счетов на оплату и т.д.

Какую выгоду получит клиника от автоматизации?
Основные стороны деятельности поликлиники можно автоматизировать с помощью BAS Поліклініка. При этом руководство клиники всегда сможет проконтролировать финансовый поток в учреждении и работе специалистов. Бухгалтер сможет вести строгий учет финансовой деятельности поликлиники и каждого сотрудника в частности.

Специалисту будет гораздо удобнее работать с автоматизированным документооборотом, получать быстрый доступ к информации, повышая тем самым эффективность своей работы. И, конечно, каждый клиент сможет получить полную конфиденциальность личных данных и быстрое обслуживание без очереди.

Функциональные возможности программного продукта BAS Поліклініка
Для каждой из подсистем, включенных в работу поликлиники, разработан широкий спектр возможностей. К примеру, сотрудники регистратуры смогут быстро искать пациентов в информационной базе, а также не тратить много времени на их регистрацию.

Для расчетной кассы предусмотрена возможность осуществления оплаты, возврата средств и внесения денег на счета клиентов.

Программное решение «BAS Поліклініка» рассчитано и на маркетинговый отдел, где специалисты смогут быстро и эффективно вести отчетность и справочники по ценам, скидкам, правилам продаж и т.д.

Эти и многие другие функциональные возможности продукта позволяют поликлинике повысить уровень своей конкурентоспособности, производительности, привлечь больше новых пациентов и выйти на современный уровень ведения медицинской деятельности.

Прикладное решение «BAS Поліклініка» предназначено для автоматизации основных процессов медицинских организаций различных организационно-правовых форм, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторно-поликлинических условиях.

Процессы медицинской организации охватывают многие структурные подразделения, поэтому важно, чтобы автоматизированная система создавала единое информационное пространство медицинской организации. Прикладное решение «BAS Поліклініка» позволяет создать такое информационное пространство с разделением доступа к данным по ролевому принципу. Назначение пользователям ролей позволяет создавать разнообразные автоматизированные места для работников. В качестве примера можно привести следующие автоматизированные места:

BAS Поліклініка позволяет автоматизировать основные процессы работы регистратуры: регистрацию пациентов, формирование заказов, планирование загрузки кабинетов, формирование счетов на оплату, выдачу листков нетрудоспособности.

В программе ведется учет деятельности медицинского персонала по медицинским услугам. Медицинская организация может работать с единым список медицинских услуг (простыми и сложными медицинскими услугами). Прейскуранты услуг сторонних организаций (в том числе и системы ОМС) привязываются к медицинским услугам организации по разным критериям (кодам медицинских услуг, персональным данным пациентов, результатам выполнения услуг и другим условиям). При формировании реестров предоставленных услуг сторонних организаций преобразование услуг организации услуги контрагентов производится автоматически.

«BAS Поліклініка» может использоваться для учета медицинских услуг и оперативного планирования деятельности кабинетов медицинской организации, ведения электронных медицинских карт. Оперативное планирование осуществляется посредством предварительной записи пациентов на выполнение медицинских услуг в медицинских кабинетах. Предварительная запись пациентов может осуществлять как регистратура (регистратурно-диспетчерский отдел), так и врачи при выполнении назначений повторных приемов, консультаций, исследований, манипуляций. Для осуществления оперативного планирования врачебному медицинскому персоналу и кабинетам задаются графики работы, нормы загрузки, перечень выполняемых услуг. Услугам, требующим предварительной записи, создаются спецификации (технологические карты), в которых задаются параметры выполнения.

Решение позволяет использовать современные информационные технологии для оповещения пациентов о записях на прием к специалистам, что позволяет подтвердить запись к врачу, а также оповещать пациентов о необходимости подойти к записи удобными каналами информирования: sms, email, телефона. Для более удобного получения уведомлений пациентами отправка может настраиваться в определенное время недели/сутки.

Регистрация факта выполнения медицинских услуг, назначенных регистратурой (регистратурно-диспетчерский отдел), производится в подсистеме «Контроль выполнения» врачебным или средним медицинским персоналом. При регистрации факта выполнения услуги врач может производить назначение повторных приемов, консультаций, исследований, манипуляций, а также регистрировать данные, необходимые для сбора медицинской статистики.

Программа позволяет вести несколько медицинских карт для одного пациента – амбулаторную карточку, стоматологическую карту, медицинскую карточку больного венерическими заболеваниями и т.д. Количество медицинских карточек, а также их типов, не ограничено. Доступ к медицинским картам осуществляется в соответствии с правами доступа. Это означает, что на каждого медицинского работника указывается, какого типа карт имеет доступ.

В программе есть гибкие механизмы квотирования, позволяющие устанавливать ограничения на объемы оказываемой медицинской помощи на основании внешних регламентирующих документов и собственных правил медицинской организации.

В программе BAS Поліклініка есть возможность вести учет несколькими медицинскими организациями в одной информационной базе.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-клиент. Конфигурация полностью открыта, не содержит защищенных участков кода и не использует аппаратную защиту.

Используемые термины

• Заказ – список услуг, желающих получить пациент. Заказ создается в определенное время и отражает потребности пациента в медицинских услугах в данный момент. Заказ может быть оформлен в регистратуре или в колл-центре. Если звонок не идентифицирован и заказ не имеет привязки к медицинской карте, то заказ анонимный. Во всех остальных случаях он связан с одной картой.

• Индивидуальное соглашение – соглашение с физическим или юридическим лицом, на основании которого могут предоставляться услуги. Создаётся только на основании типового соглашения. Как правило, для создания индивидуального соглашения с типичным достаточно заполнить поля "Наименование", "Дата", "Контрагент". Остальные параметры заполняются по типовой сделке, но допускается внесение изменений.

• Карта – медицинская карта пациента (амбулаторная, стационарная). Карта имеет тип, номер и всегда персональна, то есть содержит персональные данные.

• Пациент – физическое лицо, являющееся субъектом персональных данных в определенной карте.

• Клиент – физическое лицо, являющееся субъектом персональных данных в системе. Клиент может быть пациентом, то есть иметь медицинские карты.

• Врачебное назначение – список лекарственных средств, назначенных врачом пациентам во время приема/консультации/обхода.

• Назначение – список медицинских услуг, назначенных врачом пациенту по медицинским показаниям во время приема/консультации/обхода.

• Предмет звонка – объект информационной базы, который был сформирован во время звонка, либо изменен, либо ссылался на него. Например, в случаях, когда целью звонка является запись на прием, перезапись или отмена записи предметом звонка, есть сформированный ранее заказ, который изменяется или отменяется при обработке звонка. Если целью звонка является "Звонок сотруднику", то предметом звонка будет звонящий.

• Типы карт – это классификация, которая помогает разграничить доступ пользователей системы к медицинским данным. Примеры типов карт – амбулаторная карта, стоматологическая карта, медицинская карта больного венерическими заболеваниями.

• Типовая сделка – сделка используемая для прямых продаж (исключение типичное соглашение “Публичная оферта” – продажа разовых услуг). Из типичного соглашения создаются индивидуальные.

• Цель вызова – причина которой происходит взаимодействие (регистрация телефонного вызова). Причина заполняется из справочника "Виды взаимодействий". Существует несколько предварительных значений: "Запись на прием", "Отмена записи на прием" и т.д. Справочник можно дополнять другими значениями, например: Уточнение схемы проезда, Уточнение времени записи приемки и т.д.

«BAS Поліклініка» позволяет автоматизировать основные процессы работы регистратуры:

• Поиск пациентов в информационной базе:

– по фамилии, имени, отчеству;
– по номеру медицинской карты;
– по данным полиса;
– по серии и номеру документа, удостоверяющего личность;
– по штрихкоду, нанесенному на медицинскую карту, счет, маршрутный лист или другой документ пациента.

• Регистрация пациентов:

– учет параметров карты пациента: ФИО, документ, удостоверяющий личность, адреса, социальный статус, законные представители, контактные данные, места хранения карты, номер карты;
– учет родственных связей между пациентами.

• Регистрация законных представителей пациентов.

• Регистрация факта присутствия (визита) пациента в медицинской организации;

• Регистрация индивидуальных сделок, согласно которым пациент может получать медицинские услуги.

• Формирование заказа пациента:

– определение источника финансирования;
– возможна регистрация заказа пациента без указания полиса страхования с возможностью его предъявления.
– определение контрагента (юридическое или физическое лицо) и договора, по которому будет оказываться медицинская помощь;
– ценообразование в соответствии с условиями договора (гибкая система скидок);
– определение перечня медицинских услуг, которые можно оказывать по договору;
– гибкая система квотирования (по договору, по контрагенту, по источнику финансирования).

• Формирование заказов по назначенным врачами услугам.

• Возможность формирования анонимных заказов с возможностью дальнейшей персонификации заказа.

• Планирование времени для выполнения медицинских услуг (предварительная запись):

– полномочное планирование:
1. с графиками работы кабинетов и врачей;
2. со спецификациями медицинских услуг (длительностью выполнения услуги, списков взаимозаменяемых кабинетов/врачей, этапности выполнения сложной медицинской услуги);
3. с нормами загрузки кабинета/врача;
4. квотами на объемы медицинской помощи;
5. учет ограничений по ресурсам – если у медицинской организации есть взаимозаменяемые и транспортабельные приборы, на которых выполняется несколько разновидностей медицинских услуг. Учет ограничений по ресурсам позволяет организовать предварительную запись на услуги, выполняемые на транспортабельных приборах так, чтобы:
1) гарантировалось, что при выполнении услуги прибор был доступен;
2) запись на услугу выполнялась на конкретного врача, а не на прибор.
– упрощенная планировка:
1. с графиками работы кабинетов и врачей;
2. с нормами загрузки кабинета/врача;
3. квотами на размер медицинской помощи.
– легкомысленное планирование:
1. регистрация времени и места выполнения медицинских услуг при заказе услуги без выполнения проверки данных.

• Печать лицевой страницы медицинской карты.

• Учет мест хранения бумажных медицинских карт.

• Формирование маршрутного листа пациента.

• Формирование счета в оплату.

• Регистрация оплаты услуг по безналичному расчету.

• Формирование, печать и учет расхода листков нетрудоспособности.

• Просмотр истории действий регистратора.

• Контроль и анализ оплаты и выполнения услуг по заказу пациентов.

• Регистрация телефонных согласований со страховыми компаниями.

• Функции для исправления ошибок ввода:

• объединение медицинских карт;
• перенос заказов пациента между разными медицинскими карточками.

Заведующий регистратурой

• Ведение справочной информации о кабинетах и ​​врачах.

• Ведение календарей (режим работы медицинской организации).

• Формирование графиков работы кабинетов и врачей в соответствии с календарем.

• Отслеживание нагрузок врачей и кабинетов.

Формирование печатной формы "График работы медицинской организации", которая может использоваться для информирования пациентов о графиках работы кабинетов и врачей.

При использовании подсистемы "Взаимодействия" возможна регистрация договоренностей с клиентами (взаимодействия) в автоматическом режиме и передача этих обращений врачам или другим работникам медицинской организации. Удобство и оперативность регистрации взаимодействий достигается за счет:

• Автоматическое определение по номеру телефона, подстановки пациента для предварительной записи на прием, выполненного по телефону или по электронной почте.

• Удобный мастер быстрой регистрации анонимных заказов пациентов с их персонификацией.

• Перезапись и отмена предварительной записи на прием по телефону с автоматическим определением пациента по телефону или электронной почте.

• Регистрация факта согласования услуг со страховщиками и юридическими лицами, выполненного по телефону с автоматическим поиском пациента.

• Регистрация гарантийных писем от страховщиков и юридических лиц по телефону и электронной почте.

Быстрый и удобный набор (по одному «клику») исходящих телефонных звонков гражданам:
1. сообщение пациентов о предстоящем визите;
2. уведомление пациентов о необходимости явки на прием в пределах диспансеризации;
3. приветствие пациентов с днем ​​рождения;
4. уведомление пациентов о необходимости явки на диспансерный прием;
5. уведомление об истечении срока временной нетрудоспособности;
6. другие уведомления.

Типичная экономия времени при интеграции с имеющейся телефонной системой позволяет сэкономить:

• 35 секунд на каждом входящем звонке;

• 15 секунд на каждом исходящем звонке;

• до 2 минут для передачи информации при маршрутизации звонка.

Использование современных телефонных систем с поддержкой IP-телефонии также способствует значительной экономии расходов компании на мобильную связь и позволяет персоналу всегда находиться на связи независимо от территориального распределения.

Для возможности использования вышеуказанных функций решение позволяет интегрироваться с телефонными системами, используемыми в медицинской организации. В поставку решения входит возможность интеграции с полноценной работой на одно рабочее место. Для использования интеграции более чем на одно рабочее место необходимо приобрести необходимое количество дополнительных лицензий программы.

1. Поиск пациентов в информационной базе:
– по персональным данным;
– по счету на оплату.
2. Внесение денег на счет пациента.
3. Оплата избранных услуг пациента.
4. Оплата услуг с помощью фискального регистратора или эквайрингового терминала:
– оплате подлежат только услуги, оформленные в регистратуре;
– возможность оплаты части услуг одного заказа пациента, неоплаченные услуги можно оплатить позже.
5. Печать маршрутного листа пациента.
6. Печать договора оказания платных медицинских услуг.
7. Возврат денег за невыполненные услуги.
8. Оформление справки для налогового социального вычета.
9. Просмотр истории действий кассира в течение дня (по пациентам).
10. Формирование кассовой книги в течение дня.
11. Подключение торгового оборудования:
– Кассовые аппараты режима "Фискальный регистратор".
– Сканеры штрихкодов.
– Дисплеи покупателя.
– Устройства для считывания магнитных карт.

Просмотр переменной задачи на период времени (формируются на основании данных предварительной записи пациентов):
– своего рабочего места;
– своей специализации (например, все услуги, оказываемые врачом-терапевтом);

Регистрация и печать информированных согласий.

Замена услуги на пациента. Используется в случае, когда врач при оказании услуги определил, что пациент нуждается в другой услуге.

Регистрация факта выполнения медицинской услуги со следующими параметрами:
– медицинский персонал, принимавший участие в предоставлении услуги (один или несколько врачей, средний медицинский персонал);
– кабинет.

формирование медицинского документа для медицинской услуги со следующими параметрами:
– текстовое описание;
– прикрепленные изображения, видео и другая информация в электронном виде;
– назначение услуг по перечню услуг, оказываемых медицинской организацией;
– диагнозы по ГКБ-10;
– флаг о полной готовности медицинского документа;

регистрация документов:
– контрольной карты диспансерного наблюдения;
– направление на госпитализацию, восстановительное лечение, обследование, консультацию;
– талона амбулаторного пациента;
– медицинское свидетельство смерти;
– рецептов;
– открытие/продолжение/закрытие листка нетрудоспособности;

Учет оборудования, используемого при оказании медицинской услуги.

Регистрация взаимодействия со страховой компанией по согласованию услуг.

Просмотр/добавление комментариев к услугам.

Снимает метку выполнения (в случаях, когда услуга не была выполнена).

Регистрация исполненных услуг, которые были заказаны в регистратуре.

Ведение справочников:

• Партнеры и сегменты партнеров.

• Номенклатура.

• Цены на медицинские услуги.

• Скидки (наценки).

• Типовые сделки с клиентами (правила продаж).

• Маркетинговые мероприятия.

• Каналы рекламных действий.

Формирование отчетности:

• Интерес к услугам (по телефонным вызовам). Отчет содержит информацию о том, какие услуги представляют наибольший интерес, и насколько он реализуется.

• График плотности записи.

• Интенсивность звонков.

Руководитель:

- пересмотр сетки занятости кабинетов по всей медицинской организации.

Формирование отчетности:

• Выручка в разрезе отделений и исполнителей.

• Движения денежных средств.

• Занятость рабочих мест.

• Прайс письмо.

• График работы организации.

• Выполнены услуги.

• Обслуживаемые пациенты.

• Загруженность рабочих мест.

• Сведения о причинах временной нетрудоспособности.

• Сведения о количестве заболеваний, зарегистрированных у больных, проживающих в районе обслуживания лечебного учреждения.

Договорный отдел

Создание и ведение индивидуальных сделок с юридическими и физическими лицами. Индивидуальные сделки создаются на основании типовых сделок, формируемых службой маркетинга.
– ведение перечня медицинских услуг, которые можно предоставлять с согласия.
– Установление стоимости медицинских услуг с согласия.
– Формирование скидок/наценок, которые могут использовать регистраторы.
– Отслеживание графика оплаты с согласия.

Формирование реестров предоставленных услуг.

Листки нетрудоспособности (больничные)
Прикладное решение “BAS Медицина.” предназначено для формирования, печати и учета расхода листков нетрудоспособности.

Прикладное решение “BAS Медицина.” можно использовать автоматизацию деятельности централизованных пунктов выдачи листков в медицинских организациях, а также на рабочем месте врача, выдает листки нетрудоспособности.

Ограничения в конфигурации:

• с одной информационной базой в один момент времени может работать только один пользователь;

• не поддерживается изменение конфигурации, можно использовать только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновление;

• не поддерживается работа в варианте клиент-сервер.

Для комплексной автоматизации деятельности регистратуры поликлиники и медицинского персонала необходимо использовать решения "BAS Поліклініка" или "BAS Лікарня", которые включают функционал "BAS Медицина." в полном объеме.
Функциональные особенности

• Возможность печати формы "Ведомости временной нетрудоспособности", содержащая все сведения о случае временной нетрудоспособности.

• Формирование двухмерного кода в формате DataMatrix согласно требованиям к использованию матричных кодов для автоматизированного ввода данных реквизитов письма нетрудоспособности.

• Поддержка электронных больничных листов.

• Поддержка сканеров штрихкодов:

– ввод номера бланка, записанного в штрихкоде, в поле “Номер листка”;
– Поиск данных по номеру бланка, записанному в штрих-коде.

• Формирование книги учета испорченных, утраченных, украденных бланков листков нетрудоспособности.

• Формирование отчетов по использованным листам нетрудоспособности.

• Возможность изменения макетов печатной формы документа "Лист нетрудоспособности".

• Ведение аудита изменений данных листков.

• Ведение аудита доступа к данным листкам.

• Проверка контрольной суммы номера листка нетрудоспособности.

• Возможность ведения учета листков от нескольких юридических лиц.

• Возможность фиксировать программу и продолжать листки нетрудоспособности, выданные в других организациях.

• Возможность допечатывания любых полей бланка.

• Контроль сроков временной нетрудоспособности.

Обмен данными с внешними информационными системами

• Возможность загрузки сведений о пациентах и ​​выданные листки нетрудоспособности из файлов с произвольной структурой. Поддерживаются следующие форматы: текстовые файлы в разных кодировках, XLS, DBF.

• Возможность загрузки/выгрузки сведений об листах нетрудоспособности в фиксированном формате.

Печать на бланках строгой отчетности
Согласно порядку выдачи листков нетрудоспособности записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей, а также не должны касаться границ ячеек.

Бланк листа нетрудоспособности имеет особенности, не позволяющие вносить записи в лист нетрудоспособности с применением многих распространенных печатающих устройств:

• минимальный размер полей – левое поле 4 мм, правое 4 мм;

• необходимость нанесения двумерного кода со значительным объемом информации – для уверенного распознавания кода необходимо разрешение печатающего устройства не менее 600 dpi.

Персональные оповещения

Для индивидуального подхода к пациентам и качественного планирования работы врачей в решении используется подсистема оповещений. Информирование пациентов о регистрации записи к врачу, перенос по каким-то причинам времени посещения врача происходит по удобным каналам коммуникаций:

• sms-информирование на сотовый телефон пациентов

• email-информирование через встроенный почтовый клиент

• телефонное информирование

В решении имеется возможность оповещения пациентов в автоматическом режиме (подтверждение записи к врачу и т.д.) и индивидуальное оповещение для конкретного пациента (для уточнения данных пациента и т.д.). Способы оповещения могут выбираться пациентом индивидуально. Формировать уведомления можно по одному «клику» из многих мест:

• Карта пациента

• Документы взаимодействий

• Рабочие места медицинского персонала

Адресаты SMS всегда находятся в курсе последних событий в компании: акций, скидок на услуги и других важных новостей.

Для возможности уведомления пациентам достаточно сделать соответствующие настройки в решении и приобрести необходимое количество SMS для рассылки.

Электронные медицинские карты
Программный продукт позволяет производить электронные медицинские карты (ЭМК). ЭМК формируются из электронных медицинских документов, которые могут содержать электронную цифровую подпись (ЭЦП) медицинского работника.

При регистрации факта выполнения медицинской услуги (прием, процедура, исследование, осмотр, консультация и др.) формируется медицинский документ, являющийся частью ЭМК пациента и отражающий результаты выполнения медицинской услуги. Для формирования медицинских документов используются шаблоны медицинских документов (СМП).

Предусмотрена возможность хранения медицинских документов во внешних файлах в формате HL7 CDA R2 и PDF.

• Архитектура медицинских документов

Медицинский документ может содержать любую информацию, описанную в контексте ЭМК. При этом информация подается как структурированным записям с использованием языка разметки XML, так и в виде любого MIME-закодированного объекта, включая отсканированный образ документа, текстовый или табличный документ в одном из распространенных форматов, изображение, звук или другой мультимедийный объект. ект.

Медицинские изображения диагностического качества должны включаться в CDA-документ с помощью ссылки на внешний источник информации.

Формат предусматривает 3 уровня формализации CDA-документов:

Первый уровень – формализация только заголовка документа. Тело документа содержит какой-либо медицинский контекст без ограничений структуры. Примером CDA-документа 1-го уровня является отсканированный документ и заголовок, содержащий структурированные данные.

Второй уровень предполагает введение структуры разделов тела документа.

На третьем уровне выделяется структура полей тела документа, в т.ч. с использованием справочников и словарей терминологии. Формализация уровней должна быть обеспечена на основе референтной информационной модели данных HL7 RIM с учетом возможных расширений.

Обязательно требование стандарта CDA – медицинский документ должен восприниматься человеком (быть человеко-читаным). При этом тело документа может содержать машинно обрабатываемую часть. Для обеспечения возможности машинной обработки персональных и медицинских данных пациента используются отраслевые классификаторы, например МКБ-10.