BAS Документообіг КОРП

1. Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997

   • Визначає стандарти та вимоги до ведення діловодства в Україні.

2. Постанові Кабінету Міністрів України "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах"

   • Регулює порядок ведення електронного документообігу в державних установах і організаціях.

Це забезпечує відповідність обробки та зберігання документів нормативним вимогам, що діють на території України.

1. Зберігання та права доступу

• Організація зберігання документів і файлів

Структура папок: Внутрішні документи та файли зберігаються в папках, структура яких може відображати організаційну структуру підприємства або бути сформованою за типами документів.

• Права доступу

Користувачі та групи користувачів: Кожній папці встановлюються права доступу для користувачів або груп користувачів на виконання операцій: читання, додавання, редагування, видалення.

• Обмеження доступу

Різні рівні доступу: Доступ до даних конфігурації обмежується правами в залежності від видів документів, грифів доступу, груп кореспондентів, груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності.

• Зберігання файлів

Розміщення файлів: Файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску

2. Реєстрація документів

Реєстрація вхідних і вихідних документів

"BAS Документообіг КОРП" дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.

Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

• облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів і реєстраційних штампів;
• автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
• оповіщення виконавців;
• підтримка регламентованих термінів виконання документів;
• формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
• подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.

Облік звернень громадян

У програмі "BAS Документообіг КОРП" реалізовано функціонал для реєстрації та обробки звернень громадян відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 "Про звернення громадян".

Основні можливості:

• Реєстрація звернень: Програма дозволяє реєструвати та обліковувати всі звернення, що надійшли, забезпечуючи повноту та точність даних.
• Облік дублікатів та повторних звернень: Здійснюється контроль за повторними зверненнями, що допомагає уникнути дублювання інформації та забезпечити ефективну обробку запитів.
• Переадресація звернень: В програмі передбачено можливість переадресації звернень громадян до сторонніх організацій, а також облік звернень, що надійшли від них.

Спеціальне робоче місце:

• Для роботи зі зверненнями громадян створено спеціальне робоче місце, де фахівець має доступ до всіх надісланих звернень, історії листування та супутньої інформації.

Аналітика та контроль:

• Програма надає можливість створювати різні звіти для аналізу та контролю виконання звернень громадян:
  • "Виконання звернень громадян"
  • "Структура звернень за період"
  • "Динаміка кількості звернень"
  • "Список звернень громадян"

Цей функціонал допомагає забезпечити ефективну взаємодію з громадянами та дотримання вимог законодавства щодо обліку та обробки їх звернень.

Облік договорів

В "BAS Документообіг КОРП" автоматизований повний життєвий цикл договірних документів:

• підготовка проекту договору;
• узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
• облік всіх пов'язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
• облік і контроль термінів дії договорів;
• автоматичне продовження строків дії за правилами, зазначеним в договорі;
• багатовалютний облік сум договорів;
• облік і контроль виконання фінансових зобов'язань за договором;
• контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
• контроль повернення переданих примірників документів за договором;
• розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як "Список укладених договорів", "Договори з закінчуються терміни дії", "Супровідні документи за договором", "Динаміка кількості укладених договорів", "Динаміка сум укладених договорів", "розірвати договір".

3. Обробка та управління документами

Сканування

В "BAS Документообіг КОРП" передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється в формати jpg, pdf і tif, в тому числі і багатосторінковий.

Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.

Електронна пошта

Будь-який документ або файл "BAS Документообіг КОРП" можна надіслати електронною поштою безпосередньо з програми. Передбачена також завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти. При використанні ЕЦП можна відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.

Перегляд, редагування та контроль версій

У "BAS Документообіг КОРП" реалізовано зручний механізм роботи з документами, що включає їх перегляд, редагування та контроль версій.

Основні можливості:

• Перегляд і редагування документів: Програма використовує додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів, для перегляду та редагування документів різних форматів.

• Робочий стіл: Повсякденна робота з документами виконується безпосередньо на "робочому столі" програми, де користувач бачить список документів, які редагуються, та список невиконаних завдань. "Робочий стіл" можна налаштувати відповідно до потреб користувача: змінювати, додавати або видаляти елементи конкретних розділів.

• Блокування файлів: Для запобігання конфліктам під час одночасного редагування одного документа кількома користувачами, в програмі передбачено механізм блокування файлів.

• Контроль версій: При кожному збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати та часу створення.

Управління версіями:

• Список версій: Безпосередньо з картки файлу користувачі можуть переглядати список версій, видаляти непотрібні версії та змінювати активну (поточну) версію.

• Порівняння версій: Для файлів популярних форматів (наприклад, doc, rtf, html, txt, odt) доступна функція порівняння версій, що дозволяє легко відстежувати зміни, внесені до документів.

Ці можливості роблять процес роботи з документами в "BAS Документообіг КОРП" ефективним та зручним для користувачів, забезпечуючи повний контроль над змінами та доступом до документів

Шаблони документів і файлів

У "BAS Документообіг КОРП" передбачено використання шаблонів, які значно спрощують і прискорюють процес створення документів і файлів.

• Автоматичне заповнення даних: Шаблони в програмі налаштовуються таким чином, що при створенні нового файлу або документа на їх основі, необхідні поля автоматично заповнюються обліковими даними. Наприклад, автоматично вносяться найменування документа, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента та інші параметри.

• Прив'язка файлів до документів: При створенні документа на основі шаблону, до нього автоматично додаються всі зазначені в шаблоні файли. Ці файли, в свою чергу, також автоматично заповнюються відповідно до реквізитів документа.

Ця функція дозволяє значно зекономити час на підготовку документів, мінімізувати ризик помилок при їх заповненні і забезпечити єдині стандарти оформлення документів у межах компанії.

4.Автоматизація та оптимізація процесів

Штрихкодування документів

В "BAS Документообіг КОРП" всім документам автоматично присвоюється штрихкод, який можна:

• роздрукувати на окремому аркуші;
• роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
• роздрукувати на наклейці;
• вставити в електронний документ як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп може бути видрукувані на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

Зв'язки між документами

В "BAS Документообіг КОРП" передбачені стандартні зв'язку між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами і вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки.

Кілька резолюцій в документах

У картці документа "BAS Документообіг КОРП" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Переадресація вхідних документів

У програмі "BAS Документообіг КОРП" можна враховувати переадресацію вхідних документів в сторонні організації, а також отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання переадресованих документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

Пошук документів і файлів

У програмі "BAS Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована за допомогою декількох бізнес-процесів, що забезпечують ефективну взаємодію між співробітниками та контроль виконання завдань.

Основні бізнес-процеси:

1. Розгляд:

   • Документ передається на розгляд керівнику.
   • Керівник може залишити текстову резолюцію, направити документ на виконання або ознайомлення.
   • Після розгляду документ повертається до автора.

2. Виконання:

   • Документ передається на виконання всім зазначеним користувачам і контролеру.
   • Може бути призначений відповідальний виконавець.
   • Забезпечується контроль виконавчої дисципліни.

3. Узгодження:

   • Документи передаються на узгодження зазначеним респондентам.
   • Підтримуються варіанти узгодження: паралельне, послідовне, змішане.
   • Після узгодження документ повертається до автора для ознайомлення або повторного погодження.

4. Затвердження:

   • Документ передається на затвердження відповідальній особі.
   • Після затвердження документ повертається до автора.

5. Реєстрація:

   • Документ передається секретарю для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки та відправки кореспонденту.

6. Ознайомлення:

   • Документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.

7. Доручення:

   • Можливість видачі доручень співробітникам з подальшим контролем виконання.

8. Обробка вхідного документа:

   • Автоматизація повного циклу обробки вхідного документа: розгляд, виконання, списання в справу.

9. Обробка вихідного документа:

   • Автоматизація створення вихідного документа: погодження, затвердження, реєстрація.

Додаткові функції:

• Призначення завдань ролям:

  • Завдання можуть призначатися не тільки конкретним виконавцям, але й ролям (наприклад, "Директор"). Програма автоматично доставить завдання тому, хто виконує цю роль на момент виконання.

• Шаблони маршрутів:

  • Можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів для різних видів документів з урахуванням умовної маршрутизації. Наприклад, різні шаблони для договорів з різними сумами.

• Контроль термінів:

  • Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків роботи співробітників, можуть обчислюватися в днях, годинах і хвилинах.

• Автоматичний запуск за розкладом:

  • Бізнес-процеси можуть запускатися автоматично за розкладом.

• Ієрархія бізнес-процесів:

  • Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники з урахуванням прав доступу.

• Тимчасова зупинка процесів:

• Можливість тимчасово зупиняти бізнес-процеси з розповсюдженням цієї зупинки на всі підлеглі процеси та завдання.

Електронний документ в "BAS Документообіг КОРП" представляє собою структурований набір даних, що складається з реквізитної та змістовної частини. Це дозволяє ефективно організувати документообіг та забезпечує швидкий доступ до необхідної інформації.

Основні аспекти електронного документа:

1. Реквізитна частина:

   • Включає обов'язкові дані, такі як автор, дата створення, номер, заголовок, тип документа тощо.
   • Реквізити використовуються для пошуку та систематизації документів.

2. Змістовна частина:

   • Містить основний текст документа або вкладені файли, що передають його суть.
   • Змістовна частина також доступна для пошуку.

Повнотекстовий пошук:

В "BAS Документообіг КОРП" реалізований повнотекстовий пошук, що дозволяє шукати документи та файли за всіма полями карток і за змістом файлів. Основні можливості:

• Пошук за будь-якими полями карток документів.
• Пошук за змістом версій файлів у популярних форматах (наприклад, doc, txt, rtf).
• Врахування морфології російської, української та англійської мов, що підвищує точність пошуку.

Це дозволяє швидко знаходити потрібні документи та інформацію, навіть якщо користувач не знає точних реквізитів або тексту документа.

Основні можливості обліку робочого часу:

В "BAS Документообіг КОРП" реалізований функціонал обліку робочого часу та контролю виконання завдань, що дозволяє керівникам ефективно управляти ресурсами та оптимізувати роботу співробітників.

1. Щоденна звітність:

   • Співробітники щоденно звітують про свою роботу, зазначаючи час, витрачений на виконання завдань, проекти, та зміст виконаної роботи.
   • Ці дані автоматично зберігаються в системі для подальшого аналізу.

2. Контроль виконання:

   • Керівники можуть відстежувати, як співробітники витрачають робочий час, які завдання виконуються, і чи дотримуються встановлених дедлайнів.
   • Це дозволяє вчасно виявляти проблеми у виконанні завдань та приймати відповідні управлінські рішення.

3. Звіти:

   • На основі зібраних даних можна формувати різні звіти:
     • Витрати часу: аналіз витрат часу співробітників на різні види робіт, проекти, або підрозділи.
     • Ефективність: звіти, що показують продуктивність роботи в розрізі періодів або підрозділів.
   • Ці звіти допомагають виявити найбільш та найменш ефективні сфери діяльності та сприяють покращенню управління персоналом.

Такий підхід дозволяє не лише забезпечити прозорість робочого процесу, але й оптимізувати ресурси організації, підвищуючи загальну продуктивність роботи.

Організація розподіленої інформаційної бази

В "BAS Документообіг КОРП" передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, в тому числі і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Веб-сервіси роботи з файлами

"BAS Документообіг КОРП" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між "BAS Документообіг КОРП" і іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Підтримка проектної діяльності в "BAS Документообіг КОРП" включає ведення аналітичного обліку даних (вхідних, вихідних і внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та ін.) у розрізі проектів, а також підтримка бізнес-процесами діяльності з виконання плану проекту. 

В програмі передбачено:

• Ведення картки та ієрархічної структури проекту (структура проекту містить в собі перелік проектних задач бізнес-процесу)
• облік трудовитрат у розрізі проектів
• формування звітності по проектах
• завантаження проекта з Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проекту, вивантажений у XML)
• робота з планом проекту й діаграмою Ганта

Бізнес-процес проекту включає наступні етапи:

• Ініціація
• Планування
• Затвердження плану
• Старт проектних робіт
• Виконання
• Завершення

Звіти з проектної діяльності:

• Поточний стан проектних задач
• Задачі, які скоро повинні початися
• Задачі, які скоро повинні закінчитися
• План-факт за строками (показує, чи є перевищення планових строків)
• План-факт трудовитрат (показує планові і фактичні трудовитрати за проектом)

Реалізовані процеси підтримки організації заходів (нарад, конференцій та будь яких інших) дозволяють скоротити час на підготовку заходів, спрощує процедуру підбору та сповіщення учасників, забезпечує облік і контроль виконання прийнятих на нарадах чи зборах рішень тощо.

Система підтримує всі необхідні кроки від підготовки і до аналізу ефективності проведення заходу та виконання прийнятих рішень:

• Зовнішні та внутрішні заходи
• Протокольні заходи (наради, засідання, ради директорів)
• Бронювання приміщень
• Підбір зручного для учасників часу проведення
• Формування програми та протоколу
• Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання

Бізнес-процес включає:

• Підготовка:
• планування учасників, місця й часу заходу
• оформлення програми заходу
• погодження участі (місця, часу)
• підготовка матеріалів до заходу
• розсилка учасникам матеріалів до заходу
• Проведення:
• фіксування присутніх/відсутніх
• фіксування прийнятих рішень
• Оформлення протоколу:
• підготовка протоколу
• погодження протоколу
• затвердження протоколу
• Виконання рішень

В комплект поставки включено широкий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів:

• Які заходи були проведені за період
• Як росте або зменшується кількість заходів в організації
• Скільки часу витрачається на заходи
• Заходи якого виду найчастіше проводяться в організації
• Хто зі співробітників ігнорує заходи
• Хто з голів/організаторів порушує строки
• По яких заходах були пропущені рішення
• інші

Вікно "Поточні справи" на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію: завдання користувача і підлеглих (для керівників), події календаря, повідомлення пошти та форуму, заходами, актуальні документи в роботі, інформацію з обліку часу, в віджеті "Відсутності", відображається список співробітників, які відсутні в офісі з різних причин, наприклад у зв'язку з роботою віддалено.

Вікно "Мої завдання" показує списки завдань поточного користувача на закладках "Завдання мені" і "Завдання від мене". На закладці "Завдання мені" відображаються завдання, призначені поточному користувачеві безпосередньо, через ролі або делегуванням. Закладка "Завдання від мене" показує завдання, автором яких є поточний користувач.
Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великим числом завдань.

Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи або про відсутність на роботі з різних причин, наприклад у зв'язку з відпусткою або роботою віддалено. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, заходу.

В програмі передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, серед іншого і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Обмін даними з іншими програмами

В "BAS Документообіг КОРП" передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу, зокрема "BAS ERP", "BAS Управління холдингом", "BAS Управління торгівлею". Прозора інтеграція дозволяє починати бізнес-процес в одній системі, а продовжувати в іншій (по аналогії можливо налагодити інтеграцію і з іншими системами управління).

Додатково до комплекту поставки релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і налаштування обміну за допомогою обробки "Універсальний обмін даними у форматі XML".

Веб-сервіси роботи з файлами

"BAS Документообіг КОРП" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між "BAS Документообіг КОРП" та іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:

• приєднувати файли до об'єктів вашої інформаційної бази
• розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів в "BAS Документообіг КОРП"
• забезпечити безпечне, надійне і централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства
• інтегрувати файли, пов'язані з вашою інформаційною базою, в загальний документообіг підприємства
• організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків