BAS Управління торгівлею

Функциональные характеристики системы

Управление запасами
Ценообразование
Управление закупками
Управление оптовыми продажами
Управление отношениями с покупателями и поставщиками
Управление комиссионной торговлей
Управление розничной торговлей
Управление денежными средствами
Управление взаиморасчетами с клиентами
Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами
Управление расходами
Управление проектами
Планирование продаж и закупок
Объемно-календарное планирование закупок
Учет НДС

Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

1. Управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
2. Управление поставками;
3. Планирование продаж и закупок;
4. Управление складскими запасами;
5. Управление заказами покупателей;
6. Учет и анализ коммерческих расходов;
7. Управление отношениями с клиентами и поставщиками;
8. Анализ цен и управление ценовой политикой;
9. Мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Управление запасами

В конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов-поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и тому подобное.

Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках). Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).

Конфигурация позволяет подразделениям торгового предприятия (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). Этот режим предназначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но может использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам. Выполнением внутреннего заказа считается поступление товара на указанный склад.

Подсистема позволяет вводить оперативную информацию о последующих операциях с товарами.

Покупка товаров:

• оформление покупки товаров от поставщика;
• оформление покупки импортных товаров;
• оформление покупки товаров через подотчетное лицо;
• оформление покупки товаров до момента регистрации финансовых документов;
• отражение дополнительных расходов по приобретению товаров, в том числе и таможенных расходов.

Отгрузка товаров:

• оформление отгрузки товаров с различных складов торгового предприятия;
• оформление отгрузки товаров в соответствии с ранее выписанным заказом покупателя (счетом на оплату);
• оформление отгрузки товаров с использованием расходного ордера;
• оформление отгрузки комплектов без предварительной сборки.

Возврат товаров:

• оформление отгрузки товаров в случае возврата товаров поставщику;
• оформление поступления товаров в случае возврата товаров от покупателя.

Внутрискладские операции:

• проведение инвентаризации по складу и учет результатов инвентаризации;
• оприходование излишков;
• списание порчи и недостач;
• передача товаров в подразделения для использования в хозяйственной деятельности предприятия;
• передача товаров между складами;
• формирование и продажа комплектов, требующих предварительной сборки;
• корректировка учетных признаков товаров (серийных номеров, характеристик и качества товаров).

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, RFID - считыватели.

Для быстрого поиска товаров на складах используется механизм адресного склада - детализация складов по местам хранения товаров (ячейкам, паллетам, стеллажей и т.д.).

В подсистеме ведется оперативный количественный учет. Учет товаров на складах детализирован до уровня характеристик, серий товаров. Также предусмотрен детальный учет товаров в разрезе серийных номеров товаров.

В программе ведется учет по партиям товаров. Информация о стоимости товаров на складах в системе хранится в разрезе партий товаров. Партия товаров фиксируется в момент поступления товаров на склад.

При списании товаров используется один из методов списания себестоимости номенклатуры (LIFO, FIFO, по средней). Списание партий товаров может осуществляться как при оперативной работе (в момент проведения первичного документа), так и с помощью регламентной обработки «Проведение по партиям» (например, в конце отчетного периода).

Подсистема стоимостного учета товаров представляет детальную стоимостную оценку запасов товаров. Возможность ведение учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет получать информацию о стоимости товаров отдельно по каждому складу. Эту возможность удобно использовать для целей инвентаризации и оценки стоимости товаров, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом.

Подсистема позволяет вести учет обратной тары, как полученной от поставщиков, так и переданной покупателям. Кроме того, можно фиксировать и контролировать лимиты возвратной тары.

Ценообразование

Подсистема ценообразования является набором механизмов, позволяющих выполнять следующие бизнес-процессы:

• формирование цен продаваемых товаров;
• хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков;
• автоматическое обновление закупочных цен;
• сравнение цен компании и цен конкурентов и поставщиков;
• формирование прайс-листа с отпускными ценами;
• применение скидок и наценок при формировании документов продажи:

     - ручных скидок;
     - автоматических скидок с использованием различных условий;
     - скидок по дисконтным картам, в том числе накопительных скидок.

Независимо от того, о каких ценах идет речь - закупки, продажи, цены конкурентов, плановой себестоимости номенклатуры - цены связываются с объектом номенклатуры и могут быть связаны с контрагентами. Все цены хранятся в классификации по типам цен (закупочная, оптовая, розничная, цены поставщика «Экип» и т.д.).

Управление закупками

Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции.

Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей.

Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:

• оформление заказов поставщикам на основе различных потребностей: заказов покупателей, что планируются поставки товаров, календарного плана закупок;
• контроль оплаты и поставки товаров по заказам;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков.

Управление оптовыми продажами

Подсистема позволяет автоматизировать все бизнес процессы, связанные с оптовой продажей товаров:

• быстрое оформление оптовой продажи за наличный расчет;
• оформление оптовой продажи с контролем предоплаты;
• оформление отгрузки товаров в кредит и отслеживание кредитных линий контрагентов.

Большую помощь при взаимодействии с клиентами при оптовой торговле играет реализованная в программе работа с заказами. В программе есть гибкие средства анализа заказов для принятия менеджерами различных управленческих решений. Программа позволяет:

• фиксировать заказы клиентов;
• гарантировать обеспечение заказов:

     - за счет резервирования складских остатков,
     - за счет резервирования ожидаемых поступлений товаров,
     - за счет своевременного оформления заказов поставщикам.

• сохранять историю корректировок заказов;
• закрывать невыполненные заказы и анализировать причины закрытия.

Для повышения эффективности работы с клиентами менеджеры отдела продаж и закупок могут использовать возможности подсистемы «Управление отношениями с покупателями и поставщиками».

Управление отношениями с покупателями и поставщиками

Подсистема предназначена для оперативного и аналитического учета отношений с клиентами торгового предприятия (покупателями и поставщиками).

Предусмотрено хранение контактной информации о клиентах, контактных лицах контрагентов, регионах. В базе сохраняется вся история отношений с клиентами - планируемые и фактические сделки, встречи, письма, разговоры, индивидуальная информация о каждом контактном клиенте, в том числе информация о днях рождения клиентов и контактных лиц.

В программе реализован механизм задач с напоминаниями. Использование этого механизма позволит менеджеру не забыть о предстоящей встрече или дне рождения клиента, а также поставить задачи и проконтролировать правильность выполнения задач другим сотрудником.

Для удобной работы менеджера с клиентами предусмотрена обработка «Рабочее место менеджера». С помощью этой обработки менеджер может быстро найти нужный товар и сообщить клиенту информацию о товаре: текущую цену товара, есть ли товар на складе или ожидается поставка товара и т.д.

Подсистема позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения заказов покупателей и поступления на заказы поставщиков (срок оплаты заказа, срок поступления и отгрузки товаров).

Подсистема помогает менеджерам оперативно принимать решения о дальнейших шагах во взаимоотношениях с клиентами. Предусмотрена возможность классификации покупателей в соответствии со степенью их важности (АВС-классификация клиентов) и стадиях взаимоотношений с клиентом (потенциальный покупатель, разовый покупатель, постоянный покупатель). Постоянные покупатели могут быть дифференцированы по степени стабильности и равномерности покупки товаров надежности клиента (XYZ-анализ).

В конфигурации реализован механизм анкетирования. Предусмотрена возможность массовой почтовой рассылки с помощью электронной почты типовых анкет и автоматической обработки полученных результатов.

Подсистема предоставляет информацию для анализа и оценки работы менеджеров с клиентами. При этом предусмотрена возможность планировать и контролировать рабочее время менеджеров с помощью календаря пользователя.

Подсистема решает задачу выбора оптимального поставщика товаров по заданным пользователем параметрам, по истории отношений с поставщиками. Помогает в создании календарного плана закупок, автоматическом оформлении заказов поставщикам.

Управление комиссионной торговлей

Подсистема предназначена для автоматизации торговли товарами комитента и учета товаров, отданных на реализацию комиссионеру.

При этом в программе предусмотрено:

• автоматическое заполнение отчетов комитенту по результатам продажи товаров;
• расчет комиссионного вознаграждения при покупке и передаче товаров на комиссию;
• переоценка товаров, принятых и переданных на комиссию;
• инвентаризация товаров, переданных на комиссию.

Управление розничной торговлей

Подсистема предназначена для ведения оперативного учета в подразделениях предприятия, занимающихся розничной торговлей. Подсистема обеспечивает следующие бизнес-процессы:

• назначение и контроль цен при продаже товаров в розницу;
• назначение автоматических скидок, в том числе и скидок по дисконтным картам;
• оформление продажи в кредит и с использованием оплаты платежными картами;
• розничную торговлю в торговых залах офиса;
• розничную торговлю в торговых точках (магазинах);
• обработка внутренних заказов, поступивших от розничных торговых точек;
• передачу товаров между розничными и оптовыми складами;
• внутренний товарный учет на розничных точках (в магазинах):

     - инвентаризация,
     - переоценка,
     - списание порчи и недостач,
     - оприходование излишков.

Подсистема позволяет автоматизировать розничные магазины, ведущие и не ведущие в течение периода оперативный количественный учет по позициям номенклатуры. Подсистема позволяет вести учет на удаленных розничных точках.

Реализована возможность подключения различного торгового оборудования: сканеры, терминалы сбора данных, дисплеи покупателя, электронные весы и др. Программа позволяет производить оценку стоимостных запасов в розничных ценах, сравнивать объемы и прибыльность продаж в различных торговых точек, контролировать правильность поступления выручки.

Управление денежными средствами

Подсистема управления денежными средствами выполняет две основные функции:

1. Оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
2. Управление намерениями по поступлению или расходованию средств предприятия.

Подсистема позволяет:

• вести регистрацию документов по учету денежных средств;
• регистрировать отдельно моменты создания первичного документа и фактического движения денежных средств;
• учитывать намерения об изменении состояния денежных средств;
• связывать факты изменения состояния денежных средств с намерениями, зафиксированными ранее;
• учитывать связь подсистемы учета денежных средств с подсистемой взаиморасчетов.

Управление взаиморасчетами с клиентами

Подсистема полностью удовлетворяет требованиям, предъявляемым к учету взаиморасчетов с клиентами:

• фиксация момента возникновения задолженности между клиентом и предприятием, сумм и причин возникновения задолженности;
• использование различных вариантов детализации взаиморасчетов:
• за довгостроковими договорами,
• за окремими рахунками (замовленнями),
• за розрахунковими документами (накладними, документами оплати).
• анализ итогового состояния задолженности на любой момент времени.

Подсистема позволяет получать данные о фактических взаиморасчетах по проведенным сделкам, так и прогнозную оценку состояния взаиморасчетов по планируемым сделкам.

Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

Подсистема «Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами» позволяет автоматизировать операции по работе с подотчетными лицами: выдача денежных средств, оформление авансовых отчетов.

Управление расходами

Подсистема предоставляет аналитические и оперативные данные о расходах, связанных с ведением торговой деятельности предприятия. При этом учитываются следующие виды расходов:

• услуги, полученные от сторонних организаций, но не относящиеся на себестоимость купленных товаров;
• расходы, связанные с подотчетными лицами, например, расходы на командировки;
• материальные (товарные) затраты на внутренние нужды или на внешние операции;
• любые другие расходы с возможностью их отнесения:
• на выполнение конкретных заказов,
• подразделение предприятия,
• на товар или товарную группу и т.д.

Управление проектами

Подсистема предназначена для проведения анализа доходов и расходов предприятия в разрезе проектов.

При этом предусмотрена возможность указания проекта для каждой позиции номенклатуры. Одна позиция номенклатуры может быть распределена по нескольким проектам с указанием доли каждого проекта.

При поступлении или отгрузке товаров происходит автоматическое распределение по проектам. Автоматическое распределение производится в соответствии с указанными проектами или долями проектов. Причем распределение по проектам может происходить, как в целом по документу, так и по каждой номенклатурной позиции.

При анализе деятельности предприятия в различных отчетах можно производить группировку или отбор данных в разрезе проектов.

Планирование продаж и закупок

Подсистема планировки объединяет в себе два направления (виды планировки):

1. Планирование продаж;
2. Планирование закупок.

Несмотря на то, что технология планирования для этих направлений разная, разные требования и ограничения, сама концепция планирования, общие подходы и механизмы для них едины.

В рамках этой концепции все планы (продаж и закупок) можно формально разделить на:

• укрупненные, например, годовые или квартальные планы продаж или закупок по номенклатурным группам;
• уточненные (детализированные),например, недельные планы продаж или закупок по каждой позиции номенклатуры с учетом характеристик.

Подсистемы планирования продаж и закупок позволяют:

• фиксировать различные варианты оценок ожидаемых объемов продаж и закупок с различной детализацией и проводить сравнение плановых показателей, например, сравнить оптимистичный план продаж отдела продаж с пессимистичным планом закупок отдела закупок;
• производить преобразование долгосрочных планов в краткосрочные, производить объединение планов различных подразделений, составлять обобщенные планы по предприятию в целом с учетом различных факторов:
• сезонности продаж,
  
• весы вхождения (степенью важности) товара в номенклатурную группу.
• производить быструю оценку осуществимости планов, например, проведение план-фактного анализа с расчетом отклонений в процентном и количественном отношении в сравнении различных планов (пессимистического и оптимистического) с фактическими закупками и продажами товаров.

При формировании планов могут быть использованы различные стратегии формирования планов исходя из анализа различных источников спроса на товары. В качестве примера можно привести следующие стратегии:

• составление планов продаж на основе анализа продаж товаров за определенные периоды с учетом сезонности спроса товаров и заказов на текущий период от внешних клиентов и внутренних нужд собственных магазинов и розничных торговых точек;
• составление планов закупок на основе анализа спроса на товары за предыдущий период с учетом плановых и текущих остатков на складах и ожидаемых товаров от поставщиков.

Объемно-календарное планирование закупок

Подсистема предоставляет возможность по выбранным источникам спроса (планы, заказы) определить необходимый объем товаров на конкретную дату. Потребности регистрируются в привязке к датам, на которую они должны быть удовлетворены. При этом сформированный список потребностей может быть удовлетворен за счет складских остатков и заказов поставщику (уже сформированных или новых).

Специализированный механизм позволяет менеджеру по закупкам проанализировать варианты обеспечения и скорректировать или создать новые заказы поставщикам. При этом подбор поставщиков может выполняться подсистемой по некоторым заданным критериям (надежность, срок доставки, цены и т.д.).

Учет НДС

Конфигурация «Управління торгівлею» включает специальные механизмы, обеспечивающие накопление необходимых данных для получения учетных форм по налогу на добавленную стоимость: книг продаж и покупок, а также регламентированной отчетности по единому налогу как для юридических, так и физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности (СПД ФЛ).

Учет НДС ведется отдельно по каждой организации, входящей в состав торгового предприятия, и только по тем ее операциям, которые имеют признак отражения в налоговом учете.