BAS Малий бізнес

Все данные – в единой информационной базе

В единой информационной базе:

• база клиентов;

• банковские и кассовые операции; клиент-банк; платежный календарь;

• массовые рассылки;

• расчеты с контрагентами, персоналом;

• учет материалов, продуктов, продукции;

• резервирование материалов, товаров, продукции под заказ;

• перемещение запасов между структурными единицами компании;

• списание запасов на внутренние расходы;

• заказ клиентов; заказ-наряды;

• планирование и учет выполнения работ и услуг;

• планирование и учет производственных сделок;

• планирование загрузки ресурсов предприятия;

• торговые сделки, в том числе розничные продажи;

• учет персонала; расчет заработной платы;

• учет издержек и расчет себестоимости;

• инвентаризация;

• имущество, капитал;

• межкампании;

• доходы, расходы, доходы и убытки;

• регламентированная отчетность для ФЛП;

• финансовое планирование (бюджетирование);

• анализ бизнеса в разрезе проектов, показателей или подразделений

Широкий спектр отчетов обеспечивает владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию – в удобной для работы и принятия решений форме, с необходимой оперативностью и детализацией.

Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета – для этих целей удобно использовать программу BAS Бухгалтерія и пользоваться выгрузкой данных в это прикладное решение.

Программу можно использовать для нескольких компаний или частных предпринимателей – как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса с возможностью передачи товаров между организациями. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работ программа может быть перенастроена без больших затрат времени и средств.

Маркетинг и продажи

BAS Малий бізнес поддерживает ведение товарного ассортимента, цен и скидок предприятия, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками. Также автоматизировано отображение хозяйственных операций, связанных с приемом и передачей товаров на комиссию. 

В программе поддерживаются следующие схемы продаж:

• продажи со склада и под заказ;

• отгрузка в кредит или по предварительной оплате;

• реализация товаров, принимаемых на комиссию;

• передача товаров на реализацию комиссионеру;

• розничные продажи

В программе автоматизированы сделки с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг;

• регистрация, хранение разных видов цен номенклатуры, печать прайс-листа;

• регистрация видов скидок и наценок;

• установка и изменение цены, расчет цены по базовому виду цен, ценам номенклатуры или ценам контрагента, используя документ «Установка цен», округление.

В программе поддерживается:

• хранение способа расчета цены (базовый вид цен и процент наценки); поддержка динамических и расчетных цен;

• хранение формата для вида цен номенклатуры, используемого при выводе цены в прайс-лист;

• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры и возможность отменить действия.

Планы продаж по сценариям планирования могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и складываться по предприятию в целом или по отдельным подразделениям.

Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж по отдельным подразделениям, номенклатурным группам, категориям и товарам.

Подготовка продаж и работа с клиентами в «BAS Малий бізнес» осуществляются операциями:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов через контакт-центр, лиды и события;

• регистрация договоров с покупателями;

• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;

• регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи;

• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки/исполнения, а также стоимость);

• регистрация заказов-нарядов (заказ-наряд является одновременно документом планирования выполнения работ и предоставления услуг, а также фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, предоставления услуг, продаж товаров, учета материальных и трудовых затрат);

• объединение заказов покупателей в проекты;

• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

• формирование графика оплаты заказа;

• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, создаваемых заказами покупателей путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;

• отслеживание обеспечения заказа покупателя продуктами, продукцией, работами и услугами.

Документальное оформление продаж продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными, чеками ККМ или актами выполненных работ, а также в заказе-наряде. На основании документов продаж создаются налоговые накладные.

Розничные продажи

«BAS Малий бізнес» может использоваться в автоматизированных и неавтоматизированных розничных торговых точках. В программе предусмотрена возможность подключения фискальных регистраторов, как программных, так и физических. доработаны в соответствии с действующим законодательством, с учетом актуальных требований к фискализации и учету продаж.

Возможности нового РМК:

• помощник по настройкам;

• сервер лояльности;

• замена товаров схожих по смыслу;

• продажа товаров с возрастным ограничением;

• оплата частями;

Возможность ведения учета розничных продаж, архивирования и изъятия непробитых чеков ККМ при закрытии кассовой смены с помощью «Помощника закрытия кассовой смены», контроля остатков товаров при пробитии чеков ККМ.

Обработка «Помощник фискального пробития чеков интернет-продаж через ПРРО Cashalot» дает возможность пробивать предоплату/послеоплату по расходным (продажа покупателю) и прибыльным (возврат от покупателя) накладным.

Доступно сканирование акцизной марки сразу после сканирования позиции номенклатуры, если в карточке товара установлен соответствующий признак.

Реализована возможность добавления текстового комментария при проведении выемки средств.

Поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета.

Предусмотрено формирование необходимой отчетности. Поддерживается формирование и печать этикеток и ценников.

BAS Малий бізнес обеспечивает поддержку процесса управления запасами предприятия.

Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах: о наличии необеспеченных потребностей в товарно-материальных запасах, работах и ​​услугах, о фактических закупках, об открытых заказах поставщикам и заказах на производство.

Обеспечение потребностей осуществляется через резервирование товаров в свободном остатке на местах хранения, а также путем размещения заказов поставщикам и производства.

При обнаружении разногласий по количеству или качеству товаров можно оформить акт разногласий и выполнить корректировку остатков.

Для обеспечения процесса закупок товаров, услуг и работ у поставщиков автоматизированные операции:

• регистрация поставщиков и контактной информации;

• хранение цен поставщиков и конкурентов; печать прайс-листа контрагента;

• хранение видов цен, скидки и цен контрагента по договору;

• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры контрагента;

• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;

• регистрация событий взаимодействия с поставщиками и подрядчиками (входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т.п.);

• оформление заказов поставщикам и контроль их выполнения;

• формирование графика поставок;

• расчеты потребностей в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций на пополнение запасов через заказы на производство или заказы поставщикам.

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие может осуществляться по разным схемам:

поступление за плату от контрагента;

приобретение подотчетным лицом;

прием на реализацию от комиссионера;

получение давальческого сырья и материалов в переработку.

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных затрат на приобретение товарно-материальных запасов.

Для ведения учета запасов предприятия на многих складах предусмотрены следующие возможности:

• отдельный учет запасов: собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию и материалов, принятых и переданных на переработку;

• учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т.п.), партий запасов, серий с возможностью отслеживания сроков годности и гарантийных сроков;

• формирование наборов номенклатуры;

• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т.п.);

• перемещение запасов (между местами хранения, выдача в эксплуатацию и возврат из эксплуатации, списание на внутренние нужды);

• резервирование запасов (учет запасов и расходов в разрезе заказов покупателей);

• учет запасов в разрезе ГТД;

• использование ордерной схемы учета запасов (прибыльные складские ордера, расходные складские ордера);

• печать этикеток и ценников.

Поддерживаются функции инвентаризации запасов и отражение результатов инвентаризации – оприходование и списание запасов. Предусмотрено резервирование и передачу товаров между собственными организациями по схеме Интеркампании.

1. Управление процессами производства

1. Планирование:

   • План-график производства: Формируется на основе заказов на производство.
   • Планирование загрузки ресурсов: Осуществляется через заказы на производство и заказы-наряды.

2. Заказы на производство:

   • Могут обеспечивать потребности по заказам покупателей.
   • Расчет потребности в материалах и комплектующих.
   • В открытых заказах могут быть размещены потребности новых заказов покупателей.

3. Выпуск продукции:

   • Регистрация факта изготовления как в производственном подразделении, так и на складе (фасовка, сборка комплектов).
   • Продукция числится по изготовившей ее структурной единице и может быть перемещена в другую единицу (склад, следующий цех).

2. Управление выполнением работ и предоставлением услуг

1. Документация:

   • Акт выполненных работ: Отображает факт выполнения работы и сдачу заказчику.
   • Заказы-наряды: Документы для оформления выполнения работ и предоставления услуг.

2. Функции планирования работ:

   • Сдельные наряды: Используются для выдачи задач на выполнение технологических операций с сдельной оплатой труда (индивидуальные и бригадные).
   • Задание на работу: Планирование загрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов.

3. Регистрация фактических сведений:

   • Фактические данные о выполнении работ по нарядам и задачам.
   • Использование информации для расчета заработной платы, оценки эффективности и план-фактного анализа работы персонала.

3. Учет затрат и себестоимости

1. Учет расходов:

   • Фактические расходы: ведение учета в стоимостном и натуральном измерении.
   • Распределение издержек: Материальные и нематериальные издержки могут распределяться по периодам либо конкретным документам.

2. Расчет себестоимости:

   • Регламентный расчет фактической себестоимости при закрытии периода.
   • Отчет о себестоимости: Выпущена продукция и выполнены работы.

3. Механизм выполнения работ и услуг:

   • Заказ-наряды: Простой механизм, сочетающий функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной.

Эта структура поможет в организации и автоматизации процессов производства, выполнения работ и услуг, обеспечивая эффективный контроль и управление затратами и себестоимостью.

Денежные средства

BAS Малий бізнес позволяет вести учет средств, а также формировать оперативный платежный календарь.

Управление средствами включает:

• учет денежных средств в кассе и банковских счетах организации;

• отслеживание движения денежных средств;

• отражение операций с денежными средствами в валюте, ведение взаиморасчетов в валюте учета;

• оформление первичных документов по банку и кассе;

• печать прибыльных и расходных кассовых ордеров;

• управление дебиторской и кредиторской задолженностью;

• формирование платежного календаря;

• расчеты с подотчетными лицами;

• регистрация кредитов и ссуд;

• интеграция с системой "Клиент-банк";

• анализ состояния взаиморасчетов по широкому спектру отчетов.

Зарплата и персонал

BAS Малий бізнес поддерживает кадровый учет персонала, включая сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель) и расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Кадровый учет позволяет оформить:

• оформление приема на работу;

• кадровое перемещение;

• увольнение персонала.

Возможности по расчету заработной платы:

• расчет заработной платы производится в разрезе видов начислений и удержаний;

• формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты и аванса работникам;

• Учет рабочего времени – используется табель учета рабочего времени, позволяющий вести учет времени как по дням, так и сведенный за период.

В разделе предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов по расчетам с персоналом, начислениям и удержаниям работников. В программе реализована возможность ведения не только управленческого, но и регламентированного кадрового учета и учета заработной платы. Эта возможность предназначена для физических лиц-предпринимателей, ведущих регламентированный учет, правила ведения которого определены законодательно и закреплены в учетной политике предприятия.

Имущество

«BAS Малий бізнес» обеспечивает ведение учета имущества (необоротных активов) основных средств и нематериальных активов организации:

Механизм работы с имуществом позволяет:

• вести учет имущества и рассчитывать амортизацию;

• принимать имущество на учет, изменять его параметры;

• продавать и списывать имущество.

Налоги

Этот раздел позволяет формировать регламентированную отчетность. Можно формировать отчетность, если физическое лицо – предприниматель (ФЛП) использует упрощенную систему налогообложения (ССО) или единый налог (ЕП).

Финансы

В программе "BAS Малий бізнес" реализована возможность ведения управленческого учета, получения управленческого баланса, формирования и анализа финансового результата. Для этих целей в системе предусмотрен управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов как оборотно-сальдовая ведомость, денежные средства, доходы и расходы, прикладное решение позволяет формировать финансовую отчетность за произвольный период времени.

Для учета доходов и расходов используется метод начисления или метод начисления и кассовый метод.

Аналитический учет доходов и расходов по методу начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс;

• отчет о прибылях и убытках;

• отчет о движении денежных средств.

В системе существует возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозный баланс;

• бюджет доходов и убытков;

• бюджет движения денежных средств

Также в разделе предусмотрены средства для начисления налогов, введение и распределение других расходов, вызов процедуры закрытия месяца.

Для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя предназначен «Монитор руководителя», в котором сведены основные показатели:

• остатки денежных средств на счетах и ​​в кассах предприятия;

• дебиторская задолженность – общая, просроченная;

• кредиторская задолженность – общая, просроченная;

• доходы и убытки;

• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками за отгрузку товаров и предоставление услуг;

• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков за поставку товаров и оказание услуг.

Дополнительно можно получить следующую информацию:

• общие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности);

• денежные средства: остатки и движение денежных средств в разрезе полов, за период;

• дебиторская задолженность: остатки и динамика за период по срокам долга;

• Кредиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга.

Для контроля деятельности компании со стороны руководителя реализовано различные отчеты и мониторы:

• сводный отчет «Состояние компании»;

• монитор "Пульс бизнеса";

• мониторы основных показателей деятельности;

• цели и показатели ассистента "Анализа бизнеса".

Аналитические отчеты разрешают получать информацию во всех разрезах учета. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также сохранять собственные настройки отчетов.

Для анализа доступны отчеты, использующие данные регистров накопления, а также регистр бухгалтерии Управленческий, содержащий записи управленческого учета в целом.

Настройка параметров учета

Настройки программы, минимально необходимые для того, чтобы немедленно начать работу, содержат два этапа: заполнение информации об организации и вводе остатков.

Для заполнения информации об организации необходимо в форме начального окна программы указать нужные сведения, при необходимости загрузить логотип и создать организацию.

В процессе настройки осуществляется:

• регистрация информации по организациям предприятия;

• регистрация структуры предприятия – подразделений, складов;

• определение списка пользователей;

• назначением пользователям ролей и установке интерфейса;

• установление значений реквизитов по умолчанию;

• список ответственных лиц;

• настройка параметров учета;

• настройка сервисных функций;

• ввод исходных данных по разделам учета.

Помощник начала работы с программой упрощает начало работы с системой. С его помощью пользователь, переходя от этапа к этапу, может заполнить учетные данные, ввести остатки в начало работы и выполнить основные настройки программы. Есть возможность отключения разделов учета, которые не используются на предприятии, например учет зарплаты или производства.

Интеграция с программами "BAS Бухгалтерія", "BAS Роздрібна торгівля", РИБ

Обмен данными по программам «BAS Бухгалтерія» и «BAS Роздрібна торгівля» двусторонний, с возможностью настройки направлений. Обмен производится на уровне документов и справочной информации.

Механизм распределенных информационных баз предназначен для создания территориально распределенных систем на основе идентичных прикладных решений.

РИБ позволяет связать несколько территориально разрозненных точек в единую систему посредством создания удаленных рабочих мест. При работе в распределенной информационной базе не требуется постоянное подключение к Интернету.